Кейсы Zvonobot: Стоматологическая клиника
Как клиника устранила скрытые потери из-за неявок и разгрузила администраторов
О клиенте
Частная стоматологическая клиника
• 900+ пациентов в месяц
• 55–70 записей ежедневно
• Плотная запись врачей на 3–5 дней вперед
Команда и процессы
• 2 администратора на ресепшене
• Работа в CRM МИС SQNS
Нагрузка
• 250+ звонков ежедневно
• ~150 исходящих — подтверждение записей
• Остальные — входящие обращения и рабочие коммуникации
Боль клиента
Подтверждение записей выполнялось полностью вручную: около 150 исходящих звонков ежедневно, до 4 часов рабочего времени администраторов, при этом многие пациенты не отвечали с первого раза.
В результате клиника сталкивалась с потерей выручки из-за пустых окон, до 15% неявок, невозможностью оперативно перезаполнить освободившееся время и перегрузкой администраторов, что снижало общий уровень сервиса.
Ручной обзвон
150 исходящих звонков в день
Затраты времени
До 4 часов ежедневно
Неявки
До 15% пациентов
Решение от сервиса Zvonobot
В клинике внедрен голосовой ИИ-робот с прямой интеграцией в CRM-систему МИС SQNS.
Система автоматически получает из CRM список пациентов с визитом на следующий день
и запускает обзвон без участия сотрудников.
Автоматический запуск обзвона по заданному сценарию
До 3 попыток дозвона при отсутствии ответа
Подтверждение визита пациента
Фиксация отмен с передачей информации в CRM
Перевод звонка на оператора при запросе переноса или возникновении вопросов
Работа с ситуациями, когда у пациента несколько записей на один день
Автоматическая установка статуса визита в CRM по итогам разговора
Что автоматизировано:
Персонализация звонка
Агент использует данные напрямую из МИС SQNS и в разговоре озвучивает:
• ФИО пациента
• Дату и точное время визита
• ФИО врача
• Специализацию врача
Это обеспечивает корректную идентификацию записи и снижает вероятность недопонимания со стороны пациента.
Пример
Agent: Алло.
User: Алло.
Agent: Здравствуйте, Петр Иванович, это стоматологическая клиника, оператор колл-центра Ирина. Вы записаны завтра в двенадцать часов тридцать минут на прием к Иванов Артем Андреевич, ортопед. Подтверждаете ли вы запись?
User: Да.
Agent: Спасибо большое за предоставленную информацию. Ждем Вас на прием к назначенному времени
Запись подтверждена в CRM, время разговора составило 27 сек.
Послушайте реальные диалоги голосового AI-робота с пациентами клиники
✅ Робот напоминает о записях на приём
✅ Уточняет, придёт ли пациент
✅ Вносит данные о результате звонка в CRM-систему клиники
Результаты за первый месяц использования
Предотвращенные потери
Оптимизация работы администраторов
Теперь администраторы сосредоточены на более приоритетных задачах:
быстрее обрабатывают входящие обращения пациентов
предлагают дополнительные услуги и повышают средний чек
работают в более спокойном и управляемом режиме без перегрузок
оперативно закрывают освободившиеся слоты в расписании
уделяют больше внимания пациентам в клинике: встрече, консультированию и сервису на ресепшене
Снижение рутинной нагрузки напрямую повлияло на уровень стресса сотрудников и общее качество сервиса
Снижение текучки и скрытая экономия
Постоянная телефонная нагрузка и монотонный обзвон ранее приводили к повышенному выгоранию.
Средняя стоимость замены одного администратора включает:
• поиск и подбор кандидата;
• обучение работе в CRM и внутренним регламентам;
• период адаптации, в течение которого сотрудник работает с пониженной эффективностью.
Совокупные затраты на замену одного специалиста составляют в среднем 60 000 – 90 000 рублей.
Снижение выгорания и стабилизация нагрузки уменьшают вероятность ротации персонала, что формирует дополнительную, косвенную экономию для клиники.
Отзыв клиента
Подтверждение записей больше не отнимает рабочий день.
Администраторы перестали выгорать.
Мы заранее видим отмены и успеваем закрывать окна. Это дало реальный рост выручки”.
— Заместитель директора стоматологической клиники
Остались вопросы?
Задайте их персональному менеджеру на бесплатной консультации. Наш специалист подберёт выгодный вариант для вашего бизнеса!
Оставьте свои данные и мы свяжемся с вами!