Голосовой ИИ робот для звонков – умный помощник для организации мероприятий

Телефонные звонки роботом в Event-сфере

Организовать любое мероприятие – это маленький подвиг. Но на самом деле организовать само мероприятие – полбеды, гораздо сложнее – «организовать» людей, которые на него придут. 

С какими проблемами сталкиваются организаторы мероприятий при общении с клиентами по телефону

Звонки по телефону – быстрый и эффективный способ коммуникации, который работает в обе стороны: и организаторы могут связаться с участниками, и участники с организаторами. Но всё же есть ряд проблем, которые делают качество общения нестабильным.

Проблема 1: Пропущенные звонки

Когда запускается реклама и люди узнают о мероприятии, многие начинают звонить организаторам, чтобы узнать всё из первых рук. И задают они однотипные вопросы: «когда?», «сколько стоит?», «есть ли скидки?»…

И проблема не только в том, что организаторам приходится отвечать на бесконечный поток одинаковых вопросов, но и в том, что они не могут делать это 24/7. Их рабочий день тоже заканчивается, им нужны перерывы и выходные. Однако потенциальных покупателей это не останавливает. Они звонят… и не получают ответа. 

Позвонят ли эти клиенты снова, после того как их проигнорировали? Не факт. Вероятно, они просто подумают «не судьба» и решат не идти на мероприятие.

Проблема 2: Холодные лиды и слабая обработка заявок

Перед мероприятием организаторам предстоит обзвонить холодную базу, которую нужно заинтересовать. Работать с такими базами очень сложно. Нанятым операторам приходится набирать сотни номеров и пытаться удержать внимание потенциальных покупателей хотя бы 10 секунд. 

Часто операторам приходится сталкиваться с грубыми отказами, которые сильно портят настроение. Новичкам с небольшим опытом особенно сложно, они часто выгорают и уходят из сферы именно по этой причине. 

Так что обработка холодных лидов для специалистов колл-центра – это не только изматывающая рутина, но и сильный стресс.

Проблемы в обработке лидов часто возникают из-за человеческого фактора:

• Оператор должен быть внимателен и собран, качество ответов играет важную роль в том, захочет ли человек прийти на мероприятие. Если оператор потерялся в скрипте, забыл ответ на важный вопрос, не смог уверенно отработать возражения, то лид уйдёт.
• Оператор банально может быть уставшим или в плохом физическом / психологическом состоянии. Из-за этого обработка лидов будет слабой, что приведёт к потере прибыли. 

Проблема 3: Высокая нагрузка на операторов

При поиске участников мероприятия, которые захотят его посетить, операторам приходится обзванивать огромные базы. Разумеется, это занимает много времени. Параллельно с этим они обрабатывают входящие звонки. Получается двойная нагрузка.

Если задач слишком много, то специалисты колл-центра начинают торопиться и обрабатывать звонки некачественно. Часть номеров из базы могут вовсе не успеть обзвонить. Каждый несовершённый звонок или некачественно обработанный лид – потенциальная финансовая потеря для организаторов мероприятия.

Проблема 4: Рост затрат

Содержание штата – дорогое удовольствие: оклад, налоги, больничные, отпускные, обустройство рабочего места в офисе… Колл-центры на аутсорсе обходятся дешевле, но расходы по-прежнему большие. 

В 2026 году сильно выросли налоги на бизнес, специалисты колл-центра тоже «дорожают».

Как голосовой ИИ робот Звонобот решит эти проблемы

Проблемы, которые мы разобрали в прошлой главе, связаны в первую очередь с человеческим фактором. Человек не может отвечать на звонки круглосуточно, всегда быть позитивным, обрабатывать 1000 звонков за час. Зато это может голосовой ИИ робот для обзвонов.

Дежурство на линии 24/7

После подключения голосового ИИ робота пропущенные звонки перестанут быть проблемой, потому что после окончания рабочего дня, в выходные и в праздники входящая линии не останется без присмотра. 

Голосовой ИИ робот будет принимать звонки и отвечать на типичные вопросы о мероприятии, например, «сколько стоит», «где будет проходить» и др. 

Если клиент задаст нестандартные вопросы, ответов на которые в базе знаний робота не сохранено, то ИИ помощник запишет обращение и уведомит человека, что в ближайшее время с ним свяжется профильный специалист.

Пример диалога:

Голосовой ИИ-робот: Здравствуйте. Чем могу помочь?

Клиент: Сколько стоят билеты на шоу ***?

Голосовой ИИ-робот: Цена билетов на шоу *** сейчас 3000 рублей.

Клиент: Ясно, я хочу купить билет.

Голосовой ИИ-робот: Я могу прямо сейчас отправить ссылку на сайт, там можно приобрести билеты.

Клиент: Отправьте.

Таким образом, голосовой ИИ-робот помогает бизнесу не терять потенциальных участников мероприятия даже в нерабочее время.

Автоматизация холодного обзвона и стабильное качество обработки лидов

В холодном обзвоне самое сложное – удержать клиента в первые 10 секунд. Живых операторов часто демотивируют постоянные отказы и негатив потенциальных клиентов. Но для голосового ИИ робота это не имеет значения. Он не расстроится, не обидится и не выгорит из-за грубого общения. Голосовой ИИ робот будет весь день звонить в прекрасном настроении.

Благодаря автоматизации качество звонков будет на стабильно высоком уровне в течение всего обзвона. Голосовой ИИ робот будет идеально следовать скрипту, задавать уточняющие вопросы, отрабатывать возражения и фиксировать важные данные, как при первом, так и при тысячном звонке.

Голосовой ИИ-робот ничего не забывает и не путает, потому что в любой момент может обратиться к базе знаний, загруженной при настройке. 

Таким образом, качество обработки лидов всегда будет стабильно высоким, а холодные обзвоны перестанут быть причиной выгорания сотрудников.

Пример диалога:

Голосовой ИИ-робот: Здравствуйте. Приглашаем на конференцию «ИИ-бизнес: лучшие инструменты 2026 года». Она состоится 26 августа. Хотели бы посетить?

Клиент: А сколько стоит?

Голосовой ИИ-робот: Стоимость билета для 1 участника – 2000 рублей. Есть тариф для команды: от 5 участников – скидка 10%.

Клиент: Во сколько мероприятие и где?

Голосовой ИИ-робот: Мероприятие будет проходить по адресу ****. 26 августа в 18:00.

Клиент: Спасибо, нужно подумать.

Голосовой ИИ-робот: Хотите, я отправлю SMS со ссылкой на сайт конференции? Там вы сможете приобрести билеты.

Клиент: Да.

Обработка базы любого объёма в сжатые сроки

Голосовой ИИ-робот Звонобот может обзвонить 300 000 номеров в час. Он быстро справится с базой любого объёма в тысячи раз быстрее call-центра.

Голосового ИИ-робота можно подключить и для обработки входящих обращений, и для массовых исходящих звонков. Таким образом можно снять до 90% рутины с операторов колл-центра. Специалисты будут заниматься только важными и сложными задачами, требующих креативного подхода и человеческой экспертизы.

Организаторы мероприятий часто заказывают голосового робота, когда нужно прозвонить большую базу, напомнить участникам о мероприятии и подтвердить явку. Пример диалога:

Голосовой ИИ-робот: Здравствуйте! Вебинар «Как продавать в 2026 году» через два дня – 31 мая в 16:00. Придёте?

Клиент: Здравствуйте, помню, приду.

Голосовой ИИ-робот: Отлично! За 10 минут до вебинара отправим ссылку в SMS. 

После звонка ИИ-помощник автоматически внесёт информацию о результате каждого звонка в CRM.

Снижение затрат

Обзвон роботом дешевле услуг живых специалистов. За него не нужно платить налоги, он не «сидит на окладе», не берёт больничные и отпуска. Вы платите только за разработку ИИ-робота (единоразово) и за звонки.

В главе «Кейсы» приведём реальные цифры и расскажем, как меняется бизнес после автоматизации звонков с помощью телефонных роботов.

Кейсы: как голосовой ИИ-робот помогает в организации мероприятий

Разберём два кейса из event-сферы.

Кейс №1

Ниша заказчика: организация вебинаров, тренингов и мастер-классов.

Задача: увеличить доходимость участников на вебинар с помощью напоминаний голосовым ИИ роботом.

Сценарий бота: 

1. Заказчик выгрузил в систему Звонобот номера тех, кто зарегистрировался на вебинар.
2. Записал ролик своим голосом.
3. Голосовой ИИ робот обзвонил загруженную базу и передал ответившим клиентам напоминания от организатора вебинара.
4. Тем, кто подтверждал участие, робот дублировал время и ссылку на вебинар в SMS. С теми, кто отказывался от участия в мероприятии, позже связывался оператор.

Результаты в цифрах: 

• Голосовой ИИ помощник обзвонил 23 550 номеров.
• Стоимость голосовой рассылки составила 21 500 рублей. До этого организатор вебинаров тестировал SMS-рассылку, она обошлась в 65 250 рублей. Стоимость напоминаний о мероприятии через звонки обошлась дешевле в 3 раза.
• Конверсия – 11%.
• Посещаемость мероприятия благодаря голосовому ИИ роботу выросла в 3,5 раза.

Кейс №2

Ниша заказчика: бизнес-мероприятия.

Задача: напомнить участникам форума о регистрации и подтвердить их явку.

Сценарий бота: 

1. Организатор мероприятия загрузил базу номеров людей, которых необходимо было обзвонить.
2. Во время звонка умный голосовой помощник напоминал участникам о дате мероприятия и спрашивал, придут ли они.
3. Люди отвечали, робот фиксировал результат каждого звонка и передавал в систему заказчика обзвона.

Результат в цифрах: 

• Обзвон 8000 номеров занял 1,5 часа (в 15 раз быстрее колл-центра).
• Стоимость обзвона роботом – 7 057 рублей. Это в 2,5 раза дешевле услуг колл-центра (колл-центр запрашивал более 20 000 рублей).
• Подтвердили участие – 4 211 человек.
• Конверсия в нажатие – 52%.

Почему ИИ-бот выгоднее операторов и колл-центров

ИИ-бот	Call-центр
Мгновенное масштабирование обзвона на любую базу, без найма дополнительных сотрудников	Если нужно делать больше звонков, то нужно нанимать больше людей
Робот работает качественно и стабильно	Человек в течение рабочего дня устаёт, ему нужны перерывы
ИИ-помощник работает 24/7	Рабочее время человека ограничивается 8 часами
При подключении робота вы платите за разработку и звонки	При найме оператора в штат вы платите не только за звонки: зарплата + налоги + организация рабочего места + премии + больничные + отпускные

Конечно, голосовые ИИ-роботы не заменят операторов полностью. Они возьмут на себя рутину, а сложные задачи, требующие глубокой человеческой экспертизы, останутся живым специалистам.

FAQ (часто задаваемые вопросы о голосовых роботах для организации мероприятий)

Хотите протестировать голосового ИИ-робота на своём мероприятии? Оставьте заявку – покажем, как это работает, на ваших сценариях.