Кто такой event-менеджер, чем он занимается и как им стать. Полный обзор профессии

Каждый из нас хотя бы однажды участвовал в торжестве, будь то день рождения, бизнес-конференция или корпоратив. И чем масштабнее было мероприятие, тем больше задач и ответственности было у организатора. 

Чтобы качественно организовать мероприятие, необходимы время, навыки, исполнители и руководитель, который будет координировать деятельность. Работа таких руководителей называется event-менеджер. Они управляют деятельностью команды по организации праздников “под ключ”. 

В этой статье рассмотрим подробнее, что это за профессия, какие еще обязанности она подразумевает и кто им может стать.

Кто такой event-менеджер

Event-manager (ивент-менеджер, администратор) — специалист, который занимается организацией мероприятий: деловых, развлекательных, праздничных, спортивных и т. д. 

Профессиональному event-менеджеру легко организовать любое событие — от концерта и конкурса до научной конференции или художественной выставки. В обязанности специалиста входит разработка концепции, подготовка сценария, наем подрядчиков, визуальное, музыкальное и техническое оформление локации и другие задачи, которые необходимо решить для организации праздника. 

Event-администратор работает как в одиночку, так и с командой, члены которой отвечают за решение определённых задач.

Что делают event-менеджеры и чем занимаются

Event-менеджер, как и любой менеджер команды, — это тот, кто напрямую взаимодействует с заказчиком, обсуждает концепцию праздника. Он должен понять, что хочет клиент, и на основе этого сформулировать программу и технические задания специалистам. Обычно клиент получает несколько вариантов программы, чтобы их можно было сравнить и выбрать наиболее подходящий план мероприятия.

В организации самого мероприятия ивент-администратор тоже принимает участие. Например, к его должностным относятся:

• подбор локации;
• планирование бюджета и составление сметы;
• подготовка списка подрядчиков с контактными данными;
• выбор стиля оформления локации;
• подготовка пригласительных и рассылка их гостям;
• обеспечение присутствующих буклетами, брошюрами, листовками;
• осуществление контроля за всеми рабочими процессами;
• составление итоговой отчётности;
• ведение документооборота;
• проведение оплат;
• привлечение спонсоров, партнёров и СМИ.

В зависимости от формата события появляются дополнительные задачи, которые нужно выполнить для организации мероприятия. Поэтому в договор оказания услуг, который компания заключает с ивент-менеджером, вносится открытый перечень обязанностей. Если понадобится, позже заказчик и event-администратор могут заключить дополнительное соглашение.

Плюсы и минусы профессии

У многих может сложиться ложное впечатление, что event-manager — это профессия-праздник. Ведь у них постоянно хорошее настроение, веселье и позитив. Но, как и в любой профессии, здесь есть как положительные, так и отрицательные стороны. Нужно объективно оценивать все нюансы, чтобы не разочароваться в выборе. 

К преимуществам работы event-менеджера относятся:

• востребованность вне зависимости от времени — мероприятия проходили, проходят и будут проходить в будущем, поэтому всегда нужен профессионал, который сможет взять на себя организацию;
• постоянное общение с разными людьми — в процессе организации праздника необходимо общаться не только с клиентом, но и с подрядчиками, артистами, гостями;
• развитие творческих навыков — event-менеджер занимается не только деловыми вопросами, но и продумывает дизайн-концепцию, разрабатывает сценарий;
• появление новых связей в профессиональных кругах — из-за того, что приходится часто общаться с представителями различных направлений, можно обзавестить полезными контактами.

А недостатки профессии в следующем: 

• ненормированный график — необходимо постоянно быть на связи и уметь решить проблему, как она возникнет, поэтому не получится работать строго с девяти до шести;
• возможное несовпадение мнений заказчика и клиента — при составлении концепции мероприятия с заказчиком могут возникать конфликты мнений, поэтому надо уметь найти компромисс;
• форс-мажорные ситуации — не всё бывает гладко, и в определённый момент что-то может дать сбой — не приедет группа, заболеет ведущий — нужно быть стрессоустойчивым, чтобы не растеряться и быстро найти решение.

Больше всего такая деятельность подойдет экстравертам и просто общительным людям, которые не боятся новых знакомств. Но и замкнутые личности тоже могут попробовать себя в этой сфере — возможно, именно такая рабочая деятельность поможет человеку побороть страхи и раскрыться.

Что должен знать и уметь event-менеджер

При поиске сотрудников работодатели указывают в вакансии все необходимые требования — на них и обратим внимание. В большинстве случаев event-менеджеру необходимо уметь:

• управлять командой — ставить задачи перед сотрудниками, контролировать процесс их выполнения, решать организационные вопросы и т. д.;
• организовать мероприятие “под ключ” — разбираться во всех стадиях подготовки мероприятия, от выбора локации до оформления и маркетинга;
• искать партнёров — ряд мероприятий требует серьёзных затрат, поэтому для финансовой помощи привлекают партнёров и спонсоров;
• планировать бюджет;
• осуществлять деловую переписку;
• оформлять презентацию и отчёты;
• анализировать показатели по итогам мероприятия — затраченные средства, количество привлечённых подрядчиков, оценка мероприятия гостями или приглашёнными экспертами и другие;
• выступать публично — перед клиентом и командой;
• работать в CRM-системе. 

Это самые популярные требования, тот минимум, которым должен владеть опытный ивент-менеджер. Эти навыки и умения нарабатываются со временем, поэтому случается, что новички могут качественно делать лишь половину из перечисленного. 

Кому подойдет профессия

Эта работа подходит энергичным, заряженным и позитивным людям. А из-за того, что менеджерам приходится постоянно общаться с людьми и ездить по разным объектам, необходимо любить активный образ жизни. Так как деятельность связана с созданием идей и их презентацией, менеджер должен быть творческим человеком и владеть ораторским искусством хотя бы на минимальном уровне. 

Event-менеджер должен уметь справляться с эмоциями и стрессом — в своей работе он сталкивается с ними постоянно. В зависимости от масштабов праздника нагрузки будут отличаться. Чем масштабнее мероприятие, тем больше стресса. Даже у опытных специалистов рабочий ритм порой сбивается, и приходится принимать оперативные решения по ситуации. Поэтому нужно быть готовым быстро ориентироваться в ситуации и справляться со сложностями в реальном времени.

К основным личностным качествам event-менеджера относятся: 

• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• уверенность;
• эмоциональность и оптимизм;
• творческое и нестандартное мышление;
• лидерство;
• активная жизненная позиция.

Хороший ивент-менеджер должен располагать к себе и одним видом убеждать, что все организационные вопросы будут решены качественно и быстро.

Когда не стоит заниматься организацией мероприятий

Работа организатором мероприятий подходит далеко не всем. Некоторые люди по характеру не могут справляться со всеми задачами оперативно, поэтому могут подвести заказчика. Рассмотрим и другие случаи, когда не стоит работать ивент-администратором: 

• проблемы со здоровьем, при которых стресс, ненормированный рабочий график и эмоциональная нестабильность могут спровоцировать ухудшение состояния;
• медлительность, неспособность быть многозадачным и брать на себя ответственность за принятие решений — в таком случае не получится решить большую часть поставленных перед специалистом проблем;
• чувствительность и ранимость — в ходе решения организационных вопросов могут возникать конфликтные ситуации, в которых нужно владеть собственными эмоциями, чтобы не испортить репутацию и отношения с заказчиком;
• дефекты речи или физические недостатки, которые станут препятствием для общения — основного инструмента ивент-менеджера.

Востребованность и зарплаты event-менеджеров

Профессия event-менеджера пользуется популярностью: на эту должность всегда имеется по несколько сотен открытых вакансий. В ноябре 2022 года на сайте по поиску вакансий HeadHunter по запросу “Event-менеджер” найдено более 270 вакансий. 

Зарплатные ожидания сильно разнятся: соискателям предлагают вознаграждения от 30 000 до 250 000 руб. Во многих вакансиях заработная плата указана с “вилкой”, то есть работодатели готовы договариваться. 

Большая часть предложений поступает из Москвы и Санкт-Петербурга. В этих локациях обычно и самая высокая зарплата — она начинается от 50 000 рублей и выше. В регионах соискателям с минимальным опытом придется довольствоваться заработной платой от 30 000 рублей.

Как стать event-менеджером и где учиться

Чтобы стать event-менеджером, нужно внутреннее желание развиваться в данной профессии. Без упорства не получится добиться высоких результатов. 

Обучиться event-менеджменту можно по-разному — вот несколько вариантов:

1. Самостоятельное обучение

Учитывая количество доступных материалов и курсов в интернете, при желании можно легко получить любую профессию. На YouTube-каналах, онлайн-форумах, в тематических книгах, самоучителях есть вся нужная информация. Всё, что останется соискателю — изучать теорию и применять её на практике. Преимущество метода заключается в его доступности, а минус — в необходимости быть дисциплинированным человеком с силой воли.

2. Образование в учебном заведении

Что именно выбрать — ВУЗ или колледж — личное решение обучающегося. Чтобы стать ивент-менеджером, нужно выбирать факультеты, связанные с PR, рекламой, маркетингом, психологией или шоу-бизнесом. Педагоги дадут базовые знания, покажут практические примеры, поделятся личным опытом. В результате студент получит диплом о образовании, который добавит ему очков в глазах заказчика. Минус такого пути — продолжительность обучения, а также то, что некоторые педагоги преподают по устаревшей программе. 

3. Онлайн-обучение

Данный формат похож на самостоятельный, но разница в том, что при покупке курсов, студент получает поддержку профессионалов. В зависимости от потребностей в интернете легко найти как курсы для студентов с нуля, так и для тех, кто уже обладает некоторыми знаниями в профессиональной области. 

Чтобы стать профессиональным event-менеджером, необходимо постоянно практиковаться, вне зависимости от того, какой формат обучения был выбран: устраиваться на стажировки, организовывать праздники знакомым, чтобы составлять портфолио. Также некоторые организаторы со стажем берут к себе в команду стажёров, которые активно участвуют в процессе подготовки и выполняют ряд базовых задач.

Как найти event-менеджера в компанию

Любая компания время от времени проводит мероприятия, как внутренние, так и для клиентов. Поэтому event-менеджер, который будет готов оперативно заняться подготовкой, будет всегда кстати. Такой сотрудник может работать как в штате, так и вне его. 

Требования у компаний к специалистам разнятся. Штатный специалист занимается исключительно проектами одного бренда, поэтому его могут вырастить внутри компании, а опыт и профессиональные навыки часто проверяются на практике. При заказе услуг внештатного специалиста компания должна сразу понимать насколько качественными они будут — здесь пригодятся портфолио и отзывы.

Где искать

Для тех, кто предпочитает поиск сотрудников онлайн, лучше использовать платформы с готовыми резюме, например, HeadHunter. На платформах через резюме легко сразу отследить опыт, образование, прочесть автобиографию, ознакомиться с личными и профессиональными качествами, а также оценить соискателя по качеству сопроводительного письма. 

Компании публикуют вакансии на должность event-менеджера также:

• на телевидении;
• в газетах, СМИ;
• на досках объявлений;
• на биржах фриланса.

Если работодатель хочет найти специалиста на простое и не длительное мероприятие, вариант с биржами фриланса — отличное решение для компании. На них легко найти хороших специалистов на один-два проекта, которые организуют мероприятие и помогут с решением сопутствующих задач. Если работник проявит себя с положительной стороны — компания может предложить ему место в штате.

Также найти потенциальных работников можно в образовательных центрах и университетах по нужным направлениям. Там обучают студентов, которые могут планировать карьеру event-специалиста, и им нужен практический опыт на реальных проектах.

Как отбирать кандидатов

В первую очередь нужно установить минимум требований, которым должен отвечать соискатель. Для некоторых работодателей важен опыт и профессиональные качества, например, образование, курсы повышения квалификации, успешные проекты и т. д. Кто-то, наоборот, выбирает молодых ребят, которые не имеют нужного опыта, но обладают креативностью и готовностью проявить себя. 

Агентства зачастую предлагают кандидатам выполнить тестовый проект. В ходе его нужно придумать концепцию праздника, составить план действий, рассказать о последовательности действий и т. д. Это показывает не столько опыт кандидата, сколько его умение быстро находить правильное решение по ситуации. 

Также нужно внимательно отнестись к личному собеседованию. Коммуникабельность для event-менеджера — это обязательная черта, поэтому на собеседовании можно оценить умение соискателя поддерживать диалог и располагать людей к себе. 

Коротко о главном

Event-менеджер — это специалист по организации мероприятий. Он занимается почти всеми вопросами: созданием концепции мероприятия, дизайна объекта, разработкой маркетинговой и коммуникационной стратегий, организацией логистики, расчетом бюджета, проведением переговоров. 

Чтобы организовать работу, нужно уметь общаться не только с клиентом, но и с командой. Учитывая специфику вакансии, чем лучше ивент-менеджер умеет говорить, тем выше у него шанс наладить коммуникацию и быстро решить рабочие вопросы. 

Преимущества работы event-менеджера заключаются в востребованности вне зависимости от времени, постоянном общении с разными людьми, развитии творческих навыков и создании новых контактов в профессиональных кругах. Грамотный event-менеджер умеет не просто находить качественных подрядчиков, но и формировать базу постоянных исполнителей. Такая база в дальнейшем поможет быстро находить людей, которые смогут спасти праздник при возникновении форс-мажора.

Event-менеджер не просто общается с клиентом и подрядчиками. Он также руководитель, который контролирует процесс выполнения поставленных задач, готовит отчётность, проводит анализ и расчёты. Поэтому навыки работы с такими программами, как CRM, 1С и другими бизнес-платформами будут кстати.

Профессия event-менеджера подойдёт активным и открытым личностям, которые стрессоустойчивы и эмоционально стабильны. В процессе деятельности могут возникать разные ситуации, которые требуют терпения и настойчивости. 

Обучение на ивент-менеджера можно пройти как онлайн, так и офлайн. Существует большое количество курсов в Интернете, которые дадут как базовые, так и более глубокие знания. Можно выбрать и традиционное образование — в ВУЗе или колледже.

Чтобы стать профессиональным и востребованным специалистом, нужно уделять внимание не только образованию, но и практике. Чем больше ученик посвящает времени оттачиванию полученных навыков, тем лучше он сможет выполнять работу на реальных проектах. 

Авторы изображений: pikisuperstar, storyset, freepik, studiogstock, jcomp