Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники

Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники

Время — самый дорогой ресурс на планете, поэтому важно правильно им распоряжаться. Особенно это касается бизнеса. Если сотрудники не успевают вовремя выполнить свои задачи, то это сказывается и на прибыли компании.

В этой статье мы подробно расскажем, что такое тайм-менеджмент, ознакомимся с ключевыми принципами этого метода и рассмотрим современные техники, которые уже успешно применяются в международных корпорациях. 

Содержание
  1. Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития
  2. 1. Донаучный период
  3. 2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)
  4. 3. Классический (1950-е — 1990-е)
  5. 4. Современный (1990-е — наши дни)
  6. Зачем нужен тайм-менеджмент и его задачи
  7. Основы и типы тайм-менеджмента
  8. Популярные приёмы, техники и лайфхаки
  9. Инструменты
  10. Системы тайм-менеджмента
  11. Классический метод
  12. GTD
  13. Agile Results 
  14. «Джедайские техники»
  15. Мифы о тайм-менеджменте
  16. №1. Управлять временем невозможно
  17. №2. Это не работает!
  18. №3. Придётся больше и усерднее работать
  19. №4. Много рамок и ограничений 
  20. №5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям 
  21. №6. Бесполезно бороться с прокрастинацией
  22. №7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех
  23. №8. Тайм-менеджмент экономит время
  24. Управление рабочим временем
  25. Управление свободным временем
  26. Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать
  27. Советы и мнения от экспертов
  28. Книги и литература
  29. Тренинги и курсы онлайн по управлению временем и повышению личной эффективности
  30. Вывод

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития

Time Management в дословном переводе с английского языка означает «управление временем». Как правило, под этим термином подразумевают совокупность методов и техник, помогающие человеку эффективно распределять своё время. 

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают организовать рабочее время и повысить эффективность от его использования. 

После того как мы узнали, что такое тайм-менеджмент, углубимся в историю появления этого термина. Историю развития техники управления временем условно можно разделить на 4 периода. Рассмотрим каждый из них в отдельности. 

1. Донаучный период

Прародителем искусством управления времени можно считать римского философа Луция Аннека Сенека. В одном из своих писем, отправленное прокуратору Луцилию, Сенека задавался вопросом о важности эффективного использования времени. 

Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности. Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин. 

Политический деятель разработал технику под незаурядным названием “Пирамида Франклина”. В ней Франклин описал алгоритм постановки и достижения долгосрочных целей. 

Это период хоть и считается основополагающим для истории развития менеджмента, но имел ряд недостатков, а именно: элитарное использование методики, субъективность информации и отсутствие структурированной системы. 

2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

Промышленная революция, происходящая в ведущих странах мира с середины XVIII по конец XIX в., привела к необходимости создать методику для управления работой большого количества людей. При разработке планирования рабочего времени использовали идеи основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора. 

Если не углубляться в детали, то суть тейлоризма заключалась в анализе систематизации работы. Таким образом, методика позволяла повысить производительность труда на предприятии. 

А Вы уже пробовали тайм-менеджмент?
Да
20%
Нет
80%
Проголосовало: 5

3. Классический (1950-е — 1990-е)

В середине XIX века произошёл резкий технологический скачок и возникла потребность в повышении производительность интеллектуального труда. 

Методы тейлоризма, направленные на увеличение эффективности физического труда, не справлялись с этой задачей, поэтому на смену учениям Фредерика Тейлора пришёл классический тайм-менеджмент. За основу классического метода была взята идея, что работник самостоятельно способен улучшить личностные качества без надзора «сверху».

Стоит отметить, что классический тайм-менеджмент не учитывал психологические факторы, то есть был рассчитан на людей, которые не подвержены перепадам настроения, лени и прокрастинации. 

4. Современный (1990-е — наши дни)

Основное отличие современного тайм-менеджмента от классического состоит в том, что первый период воспринимает людей не как «шестерёнки в едином механизме», а как личностей со своими потребностями и желаниями. 

Поэтому в современной технологии выстраивания плана действий есть несколько важных дополнений: 

  • Состояние окружающей среды. Теперь учитываются внешние факторы, которые влияют на продуктивность работы. 
  • Личные потребности и предпочтения. На этом этапе развития рассматриваются личные нужды каждого человека. 
  • Инновационных технологий. Чтобы повысить результативность команды, современная методология прибегает к использованию новейшие компьютерные технологии. 
Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники
Когда катастрофически не хватает времени 🙁

Зачем нужен тайм-менеджмент и его задачи

Людям постоянно не хватает времени на выполнение всех рабочих, учебных и домашних обязанностей. Современный ритм жизни требует ежедневного совершения множества действий, которые без основ тайм-менеджмента сложно выполнить в срок. Из-за этого человек находится под давлением и испытывает нервные перегрузки. Тайм-менеджмент помогает решить данную проблему. С помощью методики организации времени можно: 

  1. больше успевать;
  2. добиваться поставленных целей;
  3. получать максимальный результат от работы;
  4. находить время на несрочные дела;
  5. контролировать свою жизнь. 

Основы и типы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент следует рассматривать как целую науку, в основе которой лежит перечень главных принципов. Рассмотрим общий список из 16 правил и законов тайм-менеджмента:

 

Описание
1. Постановка целейПридумать цель — это уже 50% успеха. Цели необходимы для повышения уровня самоорганизации. Важно ставить как краткосрочные (на день, месяц, год), так и глобальные (длиною в жизнь) цели. 
2. ПланированиеЧтобы выполнить задание в срок, нужно составить план работы. Планирование помогает оптимально распределить ресурсы для реализации проектов. 
3. Расстановка приоритетовПосле того как мы спланировали рабочее время, важно распределить задачи по приоритетам. Выполнение заданий проходит последовательно: в первую очередь выполняются самые срочные дела, а затем второстепенные. 
4. Опора на самодисциплинуСамодисциплина — это качество личности, которое проявляется в принятии человеком самостоятельного решения, независимо от его эмоционального состояния.
5. Планирование отдыхаРабота работой, а отдых по расписанию. Отдых — важнейший фактор, на который необходимо обращать внимание при составлении распорядка дня. 
6. Фиксация задачДаже самые незначимые задачи должны быть записаны в простой блокнот или task-менеджер. Таким образом, снижается шанс того, что задача будет утеряна. 
7. ДекомпозицияДекомпозиция — это процесс деления целого на части. Человек легче воспринимает информацию, когда он знает список конкретных дел. Поэтому крупные проекты рекомендуется разбивать на несколько подзадач. 
8. Иерархия плановВажно не только соблюдать иерархию в задачах, но и в планировании дел. Принципы очень похожи: при составлении плана на день, нужно учитывать планы на неделю, затем на месяц и потом на год. Такая схема помогает постоянно двигаться к поставленной цели.
9. Борьба с хронофагамиХронофаги — это всё то, что отвлекает нас от действительно важных дел. Например, к хронофагам можно отнести просмотр сериалов или новостных лент в соцсетях.
10. Отстранение от внешнего Наверное, вы уже замечали, когда требуется погрузиться в рабочий процесс, любая мелочь может отвлечь ваше внимание. Поэтому перед тем, как взяться за работу, следует поставить телефон в «режим полёта». Это позволит максимально «отгородиться» от внешнего мира.
11. ОднозадачностьНе пытайтесь одновременно делать несколько дел. Как правило, попытка выполнить более одной задачи приводит к повышению уровня напряжения. Рекомендуется выбрать одну задачу и полностью в неё погрузиться. Такой способ позволяет сосредоточиться на конкретном действии, что приводит к повышению производительности. 
12. Рациональный подходСтратегию работы необходимо выстроить таким образом, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах.
13. ГибкостьТайм-менеджмент подстраивается под актуальную обстановку в мире. Если предложения на рынке меняются, то нужно пересматривать планы развития.
14. Создание своей системы тайм-менеджментаИз огромной методологии тайм-менеджмента необходимо брать лишь те инструменты, которые будут работать у вас. Кроме того, в каждом случае необходимо адаптировать его под себя.
15. АнализПериодически проводите анализ своей деятельности: проверяйте её актуальность, оценивайте эффективность работы, а также ищите точки роста. Глубокий анализ помогает постоянно совершенствовать свой продукт и добиваться больших успехов в работе. 
16. СаморазвитиеНе стоит забывать про главный инструмент в тайм-менеджменте — самого человека. Мы уже говорили, что продуктивность работы напрямую зависит от личных качеств сотрудника, а именно: самодисциплины, пунктуальности и трудолюбия. Развивая свои лучшие стороны, человек развивает навыки управления временем. 

Стоит уточнить, что тайм-менеджмент — просто система управления временем, которая никого ни к чему не обязывает. Поэтому если сотрудник недисциплинированный, то ему будет сложно распоряжаться временем и выполнить задачу в назначенный срок. 

Также стоит заметить, когда человек пытается удержать все дела в голове, у него увеличивается уровень стресса и тревоги. Как мы уже знаем, негативное эмоциональное состояние влияет на работоспособность человека.

Популярные приёмы, техники и лайфхаки

Изучим список известных приёмов и техник, которые применяются в тайм-менеджменте:

  • Список дел
  • Расписание
  • Матрица Эйзенхауэра
  • Техника SMART
  • Метод лягушки
  • Метод слона
  • Метод швейцарского сыра
  • Техника Pomodoro
  • 4D
  • 90 на 30
  • Fresh or Fried
  • Zero Inbox
  • ZTD
  • Автофокус
  • Временные блоки
  • Закон Паркинсона
  • Канбан
  • Закон Парето
  • Принцип девяти дел
  • Принцип трёх дел
  • Система Тима Ферриса
  • Хронометраж
Как с 20% усилий получить 80% результата? Как повысить эффективность? Тайм менеджмент: Видео

Инструменты

Сейчас познакомимся с четырьмя предметами и приспособлениями, которые помогают оптимизировать рабочее время. К ним относятся: 

  1. Бумага и карандаш 

Это самый примитивный и доступный способ, чтобы составить распорядок дня. С помощью бумаги и карандаша можно реализовывать любые методы тайм-менеджмента. Однако есть несколько ключевых недостатков — отсутствие автоматизации и интерактивности. 

  1. Бумажный помощник (органайзер)

Персональный органайзер — это ежедневник, содержащий в одном месте календарь, адресную книгу и блокнот. Хотя еженедельник и являются более современным инструментом, нежели бумага и карандаш, но всё же значительно уступает электронной версии. 

  1. Таск-менеджеры

Таск-менеджеры или электронные органайзеры представляют собой интерактивные программы для планирования задач, мониторинга работы и автоматизации бизнес-процессов. 

К электронным органайзерам относятся следующие сайты и приложения: 

  1. GanttPRO
  2. Todoist
  3. Weeek
  4. Trello
  5. Infinity
  6. Kintone
  7. Process Bliss
  8. Nifty
  9. SAM9000
  10. FunctionFox
Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники
Просто посмотреть и отдохнуть 🙂

Системы тайм-менеджмента

После того как мы больше узнали про полезные инструменты в тайм-менеджменте, разберём основные системы организации времени. 

Классический метод

Мы уже частично затрагивали этот вид, когда рассказывали про историю развития тайм-менеджмента. Классический метод распределения временной занятости сложно назвать системой. Он больше напоминает набор приемов, которые применяли в XX веке для повышения личной эффективности сотрудников. Из преимуществ этого метода можно выделить рациональный и прагматичный подход.

GTD

Аббревиатура GTD (Getting Things Done) расшифровывается с английского языка как «доведение дел до завершения». Данный метод разработал эксперт в вопросах организации временем Дэвид Аллен. Это достаточно простой способ, чтобы совмещать организацию актуальных задач и планировать долгосрочные проекты.

Agile Results 

Методология «гибких результатов» имеет большую популярность по всему миру. Agile Results — это подход к личной продуктивности, созданный американским бизнесменом Джеем Ди Мейером. К особенностям данного подхода можно отнести: ориентацию на достижения результатов, адаптивность и непрерывное самосовершенствование. 

«Джедайские техники»

Нет, это не приёмы из серии фильмов «Звёздные войны», а система специальных техник, помогающие эффективно расходовать ресурсы головного мозга. Основателем этой системы считается российский специалист по вопросам прокрастинации Максим Дорофеев. Он считает, что важно экономить запас умственных сил, чтобы использовать их только в подходящий момент. 

Мифы о тайм-менеджменте

Как все успевать

Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте: 

№1. Управлять временем невозможно

Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта. 

Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

№2. Это не работает!

Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно. Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы. 

№3. Придётся больше и усерднее работать

На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их. 

№4. Много рамок и ограничений 

Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям 

Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения. 

№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах. 

№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех

Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете. 

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве. 

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент: Видео

Управление рабочим временем

Рабочее время — это время, затрачиваемое на выполнение обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Для рационального использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила: 

  1. 60/40. При составлении распорядка исходите из того, что 60% времени занимает работа, а 40% идёт на отдых.
  2. Отслеживание затраченного времени. Важно фиксировать, на какие нужны было потрачено время. На основании полученных данных сотрудник может составить расписание на будущее. 
  3. Расстановка приоритетов. Распределяйте задачи на долго-, средне- и краткосрочные, чтобы правильно расставить приоритеты. 

Управление свободным временем

Свободное время — время, которое остаётся после выполнения основных дел. Важно планировать не только рабочее время, но и свободное. В зависимости от специфики работы можно практиковать как эмоциональные, так и физические разгрузки. К эмоциональным можно отнести фильмы или театральные представления, а тренажёрных зал — для физических переключений. 

Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать

Как управлять временем

Методы управления временем варьируются от возраста и пола человека. Для более эффективного использования расчёта времени принято разделять тайм-менеджмент: 

  1. Для женщин и мужчин 

Женщина по своей природе устроена таким образом, чтобы аккумулировать энергию и обмениваться ею со своей семьёй и близкими. Тайм-менеджмент для женщин ориентируется на домашние заботы и саморазвитие. 

Мужчина же от природы кормилец, ему постоянно нужно искать пропитание для своей семьи. Время мужчинам нужно, чтобы найти сферы жизни, где можно себя реализовать. 

  1. Для детей и подростков

Дети постоянно растут, а вместе с этим увеличивается объём их обязанностей. Особенно это хорошо прослеживается у девяти- и одиннадцатиклассников, которым по окончании учебного года необходимо будет сдать экзамены. 

У так называемого поколения Z есть несколько характерных черт, которые мешают им сфокусироваться на учёбе: отсутствие концентрации, слабая память, болезненное отношение к критике и выгорание. Тайм-менеджмент поможет структурировать задачи и определиться с целями. 

Советы и мнения от экспертов

Представляем вашему вниманию несколько примечательных цитат о тайм-менеджменте: 

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках», — Питер Турла

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать», — М. Скотт Пек

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»,— Том Грининг

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени», — Сидни Харрис

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать». — Вильям Пенн

Книги и литература

Рассмотрим 3 книги, которые помогут лучше понять принципы управления временем: 

  1. «Прокрастинация. Первая помощь» (Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург)
Книги по тайм-менеджменту

В книге понятным и простым языком описаны ключевые техники и методики по выявлению и лечению прокрастинации. Нидерландские психологи Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург попытались ответить на следующие вопросы: отчего нам так хочется прокрастинировать и почему это свойственно всем людям?

  1. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Франческо Чирилло)
Книги по управлению временем

В книге Франческо Чирилло подробно рассказывает, как фокусироваться на сложных делах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою работу и укладываться во временные рамки без стресса и выгорания.

  1. «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Дэвид Аллен)
Тайм-менеджмент или управление временем книги

Мы уже упоминали в статье про знаменитого специалиста в области тайм-менеджмента Дэвида Аллена, который в течение двадцати лет создавал уникальную методику организации рабочего процесса. В своей книге он говорит, как эффективно усваивать информацию, планировать и контролировать рабочий процесс.

Тренинги и курсы онлайн по управлению временем и повышению личной эффективности

Рассмотрим 5 лучших онлайн-курсов/тренингов по тайм-менеджменту: 

  1. Курс «Time-management» — Skillbox
  2. Курс «Time-management» — Нетология
  3. Курс «Time-management» — Brammels
  4. Курс «Управление временем» — ТренингСпэйс
  5. Курс «Персональная эффективность: time-management» — Открытое образование

Вывод

Приёмы тайм-менеджмента направлены продуктивное использование времени, отслеживания прогресса работы и дробление объёмных задач на блоки. Это нужно для того, чтобы сохранять концентрацию, ставить правильные приоритеты и предотвращать выгорания. В статье мы описали действенные способы организации временем, которые вы можете использовать, чтобы развить дисциплину и воплощать свои мечты в жизнь.

Одни из путей к успеху — умение управлять своим временем. Пусть наша статья поможет Вам в освоении этого искусства!

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvobobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Оцените статью
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )