Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Бизнес-процессы: что это такое, особенности, как создать схему

Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью бизнес процессов распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.

Содержание
  1. Что такое основной бизнес процесс простыми словами
  2. История появления термина
  3. Зачем нужны бизнес процессы
  4. Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов
  5. Кто описывает бизнес процессы
  6. Характеристики основных бизнес процессов
  7. Уровни основных бизнес процессов
  8. Классификация бизнес процессов
  9. Описание бизнес процесса
  10. Основные виды бизнес процессов
  11. Правила описания основных бизнес процессов
  12. Уровни анализа
  13. Этапы описания
  14. Форматы описания бизнес процессов
  15. Схема описания бизнес процессов
  16. Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии
  17. Анализирование
  18. Пошаговое описание
  19. Управление бизнес процессами
  20. Зарождение BPM
  21. Модель зрелости BPM
  22. Моделирование бизнес процессов
  23. Нотации моделирования
  24. В чем разница между нотациями
  25. Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания модели бизнес процесса
  26. Как рассчитать стоимость бизнес процесса
  27. Внедрение бизнес процессов
  28. Оптимизация бизнес процессов
  29. Автоматизация бизнес процессов
  30. Плюсы внедрения процессного управления
  31. Реинжиниринг и постоянное совершенствование
  32. Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов
  33. Ошибки при внедрении систем управления
  34. Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать
  35. Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы
  36. Где можно обучиться управлению бизнес процессами
  37. Заключение
  38. Отзывы о бизнес процессах
  39. Книги о бизнес процессах
  40. Книги о бизнес процессах, которые обязательно нужно прочитать:
  41. Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:
  42. Книги про оптимизацию:
  43. Книги о системном мышлении:
  44. Книги о применении бизнес-процессов:

Что такое основной бизнес процесс простыми словами

Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.

Описанием и управлением бизнес процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат хорош и отвечает намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.

Понятие бизнес процесса и качества их построения – это индикатор профессионализма организации.

История появления термина

Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления бизнесом и трудовыми ресурсами.

Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.

Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.

А вы уже сталкивались с бизнес-процессом?
Да
20%
Нет
80%
Проголосовало: 5

Зачем нужны бизнес процессы

Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация бизнес процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.

С помощью бизнес процессов достигают и иные задачи:

  • установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
  • производство качественного товара;
  • снижение себестоимости продукта и издержек;
  • ускорение основного бизнес процесса;
  • автоматизация труда на предприятии;
  • обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
  • донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
  • обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
  • понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
  • оптимизация расходов;
  • реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
  • повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
  • оперативное нахождение проблем и их решение;
  • равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
  • проектирование новых путей для развития компании;
  • минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
  • оперативное обучение нового персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
  • мотивация сотрудников.
Цели и задачи бизнес-процесса

Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов

Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.

В основных бизнес процессах всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации один, он взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.

Бизнес процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.

Кто описывает бизнес процессы

Описанием основных бизнес процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не может разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.

Специалист, описывающий основные бизнес процессы, должен:

  • подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
  • обладать информацией о процессах внутри предприятия;
  • уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).
Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема
Когда грамотный специалист помог отладить бизнес-процесс 🙂

Характеристики основных бизнес процессов

Описание бизнес процессов характеризуется такими параметрами:

  1. Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
  2. Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
  3. Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
  4. Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
  5. Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.

Еще есть и другие параметры, но не обязательны:

  • другие участники;
  • последовательный порядок операций;
  • контрагенты, поставляющие ресурсы;
  • конечные пользователи;
  • эффективность деятельности;
  • уровень риска.
Характеристики бизнес-процессов

Уровни основных бизнес процессов

Бизнес процессы имеют многоуровневое строение:

  1. Самый верхний уровень – внешнее воздействие, благодаря которому решаются стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
  2. Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
  3. Процессы внутри структуры, например, когда создается рабочий проект.
  4. Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда разрабатывается план по обслуживанию клиентов.

Классификация бизнес процессов

Классификация основных бизнес процессов осуществляется по разным признакам:

Специфика работы:

  • процесс производства, когда на выходе получается осязаемый продукт;
  • процесс услуг.

Сложность:

  • монопроцесс — это такой вид бизнес процесса, когда все действия односложны и цикличны;
  • вложенный процесс — когда монопроцессы протекают в определенной последовательности;
  • связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов используется предварительный план.

Структурное место на предприятии:

  • горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
  • индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
  • межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
  • вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
  • интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.

Функции отдела:

  • управления;
  • распределения финансов;
  • организации работы склада;
  • логистики;
  • производства.

Детализация или комплексность:

  • микропроцесс – вид бизнес процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
  • макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.

Исполняемость:

  • выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
  • невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы компании и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.
Классификация бизнес-процессов

Описание бизнес процесса

Основые бизнес процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания бизнес процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvobobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Основные виды бизнес процессов

Все бизнес процессы делятся на 6 групп:

  1. Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
  2. Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
  3. Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
  4. Сопутствующая – вспомогательный вид бизнес процессов, которые приносят дополнительный доход.
  5. Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
  6. Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.

Еще есть такие виды бизнес процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).

Виды бизнес-процессов

Правила описания основных бизнес процессов

Описание бизнес процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила, которые необходимо соблюдать на всех предприятиях:

  1. Законченность, т.е. любая деятельность должна иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
  2. Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
  3. Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
  4. Указание конкретных участников процесса и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.

Описание бизнес процессов начинается с моделирования схем. Подробно расписываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет детализирован основной бизнес процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

  1. Операции. Это самый детализированный уровень, когда требуется перечислять каждое действие.
  2. Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
  3. Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
  4. Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
  5. Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько бизнес процессов.

Этапы описания

Составление описания бизнес процесса осуществляется пошагово в 11 этапов:

  1. Определение цели описания. Бизнес процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно сформулировать, зачем данному бизнес процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
  2. Определение целей основного бизнес процесса – конечного результата, который нужно получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Оба варианта необходимо прописать.
  3. Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
  4. Донесение информации до сотрудников, которые максимально эффективно смогут выполнить задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
  5. Расставление приоритетов. Все задачи и действия делятся на первостепенные и менее важные. При этом учитываются основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы.
  6. Фиксация начала и конца бизнес процесса, их четкое выделение среди прочих элементов.
  7. Определение ключевых точек, которые влияют на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, каждый из которых необходимо описать.
  8. Создание черновика предварительного описания, который должны получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
  9. Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса.
  10. Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
  11. Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.
11 этапов описания бизнес-процесса

Форматы описания бизнес процессов

Описание бизнес процессов может быть в 3 форматах:

  1. Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
  2. Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
  3. Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.

Каждое описание бизнес процесса из них имеет свои плюсы и минусы.

Текстовый
простота реализации
отсутствие требований к навыкам оформителя
множество текста, который нужно полностью прочитать для выделения самого важного
сложности при структурировании и анализировании текста
отсутствие наглядности, что затрудняет восприятие бизнес процесса
специфический, сложный язык для описания некоторых процессов
Табличный
отсутствие необходимости в подготовке при наличии шаблона
простое заполнение таблиц без особых навыков
структурированная и понятная демонстрация данных
дает возможность сравнения и анализирования числовых показателей
необходимость в предварительной разработке шаблонов
отсутствие возможности изложить в таблице сложный бизнес процесс с развернутым описанием
ограниченное место для данных
сложность восприятия при избытке данных
сложности при отображении ответвлений
Графический
наглядная демонстрация информации, что обеспечивает простоту восприятия
формирование целостной картины процесса, благодаря графическому отображению
глубокая детализация элементов
возможность включения любого количества ответвлений
удобное использование графики при разработке программного обеспечения
потребность в специальных навыках
работа с графикой требует большого количества времени

Схема описания бизнес процессов

Когда обработка бизнес процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации осуществляется с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию бизнес процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

  1. Фиксация границ – начальной и конечной точки основного бизнес процесса.
  2. Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
  3. Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
  4. Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
  5. Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
  6. Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса.
  7. Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
  8. Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
  9. Моделирование бизнес процесса с учетом всех полученных сведений.

Схема отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в бизнес процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).

Схема бизнес-процессов

Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

В ходе создания бизнес процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно:

  • оценить те бизнес процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
  • оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
  • обеспечить контроль над бизнес процессами.

Анализирование

Сначала всегда необходимо проанализировать существующие бизнес процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:

  • есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
  • заявки не исполняются к установленному сроку;
  • бизнес процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
  • у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
  • часть помещений пустует;
  • загруженность мощностей на максимальном пределе;
  • внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.

Чтобы проанализировать текущие бизнес-процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:

  • компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
  • производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
  • происходит расширение задач организации, открытие новых филиалов, увеличение штата;
  • меняется руководство или оформляется франшиза;
  • обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
  • сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
  • в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.

Бизнес процессы можно не описывать в небольших компаниях или на только что открывшихся предприятиях.

Пошаговое описание

Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:

  1. Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
  2. Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
  3. Формулируется конечный итог.
  4. Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
  5. Создается текстовое или графическое описание.
Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Управление бизнес процессами

Для реализации потенциала предприятия в полном объеме важно правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:

  1. Этап моделирования, когда происходит определение и описание бизнес процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
  2. Выполнение указанных в описании задач.
  3. Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
  4. Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления бизнес процессом.

Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно поставить и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.

Зарождение BPM

По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться новые технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.

Модель зрелости BPM

Зрелость системы управления отражается в модели бизнес процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления бизнес процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.

Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Моделирование бизнес процессов

С помощью построения модели бизнес процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:

  1. Структурное, которое позволяет исследовать текущие и новые системы. Оно может быть:
    • функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
    • имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
    • информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
  2. Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
  3. Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.

Нотации моделирования

В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:

ARISЕго используют при создании, анализировании, внедрении и оптимизации бизнес процессов
DFDПредназначен для использования в макропроцессах бизнеса
UMLПрименяется при разработке программного обеспечения, демонстрирует ошибки в структуре
IDEFРазделяет и объединяет блоки IDEF0, изображает процесс IDEF3
BPMNДемонстрирует бизнес процесс в разных аудиториях
RADПредназначена для описания и анализирования функциональных элементов, а также демонстрации их взаимодействия
WFDОтражает бизнес процессы на нижнем уровне, демонстрирует последовательность действий и время их выполнения
ANSIЭто блок-схемы, которые демонстрируют, как идет процесс
ERMПозволяют сделать описание концепции бизнес процессов
SADTПомогают создавать функциональные модели
FCDСоздан для описания действий, исполнителей, оборудования символами
EPCВ рамках сложного комплексного процесса позволяет определить его вход и выход
STDОтражает поведение системы во время внешнего воздействия
Дорожки Брюса СилвераИспользуется, как дополнение для демонстрации перехода ответственности от одного сотрудника к другому
Unified Modeling LanguageПозволяет визуализировать, сконструировать, задокументировать системы и процессы, скачать сформированные документы
Карты потоков ценностейОтражают потраченные ресурсы и время
Цветные сети ПетриПредназначены для демонстрации переходов, событий, действий
Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

В чем разница между нотациями

Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.

BPMN имеет особенности:

  • развитость семантики;
  • использование логических событий, операторов;
  • подходит для описания специфических бизнес процессов;
  • позволяет имитировать процесс;
  • отражает, как действие может прерваться.

Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:

  • отражение статуса документа;
  • демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
  • использование логических операторов;
  • поддержка корректной имитации процесса;
  • построение крупных диаграмм;
  • трудоемкость процесса моделирования;
  • ограниченность семантики.

На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.

Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания модели бизнес процесса

Моделирование бизнес процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:

Bizagi Process ModelerБесплатный софт для небольших организаций, который можно скачать в интернете. Поддерживает построение диаграмм, позволяет распределить приоритеты. Имеет широкий функционал. Созданную схему можно проверить, изменить ее части, добавить свои элементы, скачать, распечатать. Все сопутствующие документы формируются автоматически и сохраняются в файл. Поддерживает русский язык и одновременную работу нескольких менеджеров.
Visual ParadigmПлатная программа, с помощью которой можно построить схему со всеми корпоративными бизнес процессами с взаимосвязанными элементами. Описания можно протестировать или задать их для отдельных составных частей. Для каждого объекта можно установить свои правила.
Elma BPMПлатное ПО, позволяющее следить за работой бизнес-схемы в онлайн-режиме. Задачи можно распределить между конкретными работниками. Поддерживается подключение 1C и загрузка документов.
Fox ManagerСофт, который позволяет создать карту бизнес процесса с планом. У поставленных задач можно контролировать степень выполнения и качество, их эффективность и всего рабочего процесса в целом.
ARIS ExpressБесплатная программа для построения моделей и карт. Есть поддержка инструмента Smart Design: после внесения данных схема выдается автоматически. Отдельно созданные модели не могут быть объединены в общий процесс.
Business StudioСофт от российского разработчика для контролирования исполнения поставленных задач и автоматической генерации документов. Может применяться совместно с другими программами.

Как рассчитать стоимость бизнес процесса

Перед тем как приступить к управлению и оптимизции бизнес процессов, необходимо проанализировать предстоящие расходы поэтапно:

  1. Собрать первичные данные о бизнес процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
  2. Проанализировать, сколько времени потребуется на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
  3. Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости бизнес процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
  4. Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего бизнес процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
  5. Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
  6. Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного бизнес процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.

Внедрение бизнес процессов

Внедряемый бизнес процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:

  1. Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
  2. Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
  3. Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
  4. Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
  5. Полноценный запуск бизнес процесса.
  6. Управление бизнес процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.

Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.

Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Оптимизация бизнес процессов

После того как бизнес процесс внедрен, его нужно оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:

  1. «Здравый смысл», когда:
    • удаляются дублирующиеся операции;
    • исключается лишний контроль;
    • автоматизируются часто повторяющиеся операции;
    • равномерно распределяются ресурсы;
    • корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
    • процесс максимально упрощается;
    • все операции стандартизируются;
    • назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
    • продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
  2. «Бережливое производство», когда:
    • минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
    • исключается производство излишков;
    • нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
    • сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
    • выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
    • обеспечивается достаточный объем ресурсов.

Оптимизация бизнес процесса происходит вскоре после его внедрения.

Автоматизация бизнес процессов

Чтобы оптимизировать внедренный бизнес процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.

Автоматизация помогает при:

  • сборе информации;
  • формировании отчетов;
  • передаче информации между отделами;
  • снижении расходов на ресурсы;
  • оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
  • повышении эффективности рабочего процесса.

Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководств делает выбор на основе поставленных задач.

Плюсы внедрения процессного управления

Управление бизнес процессами и их автоматизация имеет преимущества:

  • непрерывное получение данных;
  • оперативное выполнение однотипных операций;
  • замена человека на компьютер, когда это возможно;
  • повышение качества и скорости работы сотрудников;
  • быстрый обмен данными между сотрудниками;
  • высокая точность операций;
  • параллельное выполнение нескольких задач;
  • быстрое принятие решений по алгоритму;
  • быстрое формирование документов и отчетов.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.

У каждой компании своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:

  1. Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
  2. Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
  3. Планирование основных бизнес процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
  4. Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
  5. Подключение сотрудников к тестированию бизнес процессов и его полноценному запуску.

Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно оптимизировать до 20% всех процессов в компании.

В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:

  • непрерывными изменениями;
  • постепенным внедрением новой системы;
  • командной деятельностью;
  • широким охватом всех отделов компании;
  • минимизацией дефектов с работой на опережение.

Так можно осуществлять постоянное управление бизнес процессами без глобальных трансформаций.

Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема

Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов

На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления бизнес процессами. В ходе него были выявлены проблемы:

  • долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
  • простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.

После этого были сформулированы задачи:

  1. Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
  2. Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.

Оптимизация процесса позволила предпринять меры:

  1. Сменить поставщика молока.
  2. Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.

Ошибки при внедрении систем управления

При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:

  1. Неправильная формулировка цели и задач.
  2. Отсутствие согласованности между подразделениями.
  3. Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
  4. Чрезмерная детализация бизнес процесса.
  5. Описание всех операций и процессов на предприятии.
  6. Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
  7. Желание получить прибыль от каждого бизнес процесса.
  8. Формирование идеальной схемы бизнес процесса.

Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать

Обычно описание бизнес процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:

  1. Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных бизнес процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
  2. Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
  3. Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания бизнес процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
  4. Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
  5. Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.

Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы

Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.

Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новый уровень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.

Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.

Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:

  • улучшить уже существующую систему управления бизнес процессами;
  • расширить производство;
  • снизить производственную мощность;
  • улучшить сервис;
  • повысить качество товара;
  • сократить штат без потери качества;
  • повысить конкурентоспособность;
  • повысить эффективность отдельных подразделений.
Моделирование бизнес процессов: гайд от начала до конца: Видео

Где можно обучиться управлению бизнес процессами

Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:

  1. Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
  2. Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
  3. Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
  4. Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
  5. Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.

Заключение

Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать бизнес процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый бизнес процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.

Отзывы о бизнес процессах

«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление бизнес процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»

Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)

«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли бизнес не приносил. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новый уровень»

Алексей, 35 лет, (Уфа)

«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию бизнес процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»

Сергей, 32 года, (Москва)

Книги о бизнес процессах

Книги о бизнес процессах, которые обязательно нужно прочитать:

  1. Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
  2. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
  3. Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
  4. Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)

Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:

  1. Критическая цепь (Э. Голдратт)
  2. Серия «Цель» (Э. Голдратт)
  3. Дао Тойота (Д. Лайкер)
  4. Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
  5. Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)

Книги про оптимизацию:

  1. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
  2. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
  3. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
  4. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
  5. Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
  6. Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги о системном мышлении:

  1. Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
  2. Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
  3. Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
  4. Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
  5. Азбука системного мышления (Д. Медоуз)

Книги о применении бизнес-процессов:

  1. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
  2. Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
  3. Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
  4. Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
  5. Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)

Оцените статью
( 4 оценки, среднее 5 из 5 )