Где и как провести вебинар: пошаговая инструкция

В последние годы вебинары стали неотъемлемой частью как образования, так и бизнеса. Через них специалисты могут поделиться знаниями с большей аудиторией, а также увеличить приток покупателей и сделать их лояльными компании.

Для успешного вебинара нужно правильно выбрать платформу и учесть множество факторов. В данной статье мы расскажем, как их правильно подготовить и провести, чтобы получить максимальную отдачу. 

Какими бывают вебинары

Для тех, кто не сталкивался с этим видом активности раньше, поясним: вебинар — это интерактивное мероприятие, которое проводят через интернет. Участники вебинара могут слушать лекции, смотреть презентации, а также задавать вопросы или как-то еще взаимодействовать с преподавателем или ведущим.

Слово «вебинар» образовалось от сочетания слов «веб» (web) и «семинар» (seminar)

По доступности вебинары делятся на открытые и закрытые. Открытые вебинары бесплатные и их проводят, чтобы познакомить аудиторию с экспертом или компанией, повысить их узнаваемость и имидж. Закрытые вебинары могут быть и бесплатными, и платными. Доступ к ним ограничен, потому что спикеры преследуют коммерческую цель и делятся конфиденциальной информацией.

По форматам и целям выделяют следующие виды:

• Образовательные вебинары — направлены на передачу знаний и опыта, могут быть организованы учебными заведениями, образовательными платформами или компаниями для обучения сотрудников.
• Вебинары для продаж и маркетинга — используют для продвижения продуктов. Сюда относятся презентации, демонстрации, ответы на вопросы клиентов и работа с возражениями.
• Вебинары для профессионального развития — предназначены для развития навыков и обмена опытом. Такие вебинары могут включать выступления ведущих экспертов, открытые обсуждения, которые проводят участники форума и приглашённые эксперты (так называемые «панельные дискуссии»), и интерактивные задания.
• Консультационные вебинары — мероприятия от экспертов, которые помогают решить проблемы клиентов. Это могут быть консультации по финансам, здоровью, маркетингу, развитию бизнеса.
• Интерактивные вебинары — для взаимодействия с аудиторией, ответов на вопросы участников, голосований и обсуждений. Спикеры всячески мотивируют к активному общению и обмену мнениями.

Каждый тип вебинаров имеет свои особенности, поэтому требует определенного подхода к планированию, организации и взаимодействию с аудиторией. Планирование зависит от целей организатора и предпочтений аудитории.

Как выбрать тему онлайн-мероприятия

Выбор темы — один из ключевых этапов подготовки, от него зависит сколько придёт человек на мероприятие и насколько оно будет популярным. Например, тема «Как быстро начать инвестировать» будет пользоваться большей популярностью у аудитории, чем тема «Плановое управление инвестициями». 

Шаги, которые нужно предпринять для выбора актуальной темы:

1. Сформировать цели и целевую аудиторию — сначала необходимо понять, какую цель нужно достичь с помощью мероприятия. Обучить аудиторию, продвинуть продукт, поделиться опытом или что-то еще? Интересы аудитории подскажут, как эффективнее сузить тему, чтобы привлечь больше внимания. 
2. Изучить тренды и актуальные темы — целевой аудитории любого вебинара интересны новые темы, свежие разработки и вызовы. Они могут стать основой мероприятия и повысить вовлеченность участников.
3. Выделить инновацию и уникальность освещаемой темы — чем оригинальнее подана информация, тем больше посетителей придёт. Никто не захочет слушать о том, как изобретать велосипед, поэтому тема должна открывать неизученные ранее аспекты.
4. Посоветоваться с экспертами и коллегами — они могут подсказать идеи относительно темы мероприятия исходя из личных знаний и опыта. 
5. Найти практическую ценность вебинара — нужно выбирать тему, которая имеет практическую ценность для аудитории, и поможет им получить новые навыки, решить проблемы или расширить свои знания. 

Используя эти рекомендации можно найти тему, которая соответствует не только целям компании, но и  интересам аудитории. Правильно выбранная тема — первый этап подготовки, благодаря которому можно повысить успешность онлайн-мероприятия и привлечь на него как можно больше посетителей.

Подготовка к проведению вебинара

Как только тема выбрана — можно начинать подготовку. Лучше, если срок для подготовки вебинара не превышает несколько месяцев.  Также и с анонсами: подготовку можно начать и за месяц, но анонсировать мероприятие лучше не ранее, чем за 1-2 недели. Если сделать это за 3 месяца, то к дате вебинара часть аудитории может потерять интерес к спикеру или теме. 

А ниже мы рассмотрим другие нюансы подготовки к вебинару.

Площадки для проведения вебинара

Провести вебинар можно и без сложного технического оборудования. Хватит мобильного телефона и качественного интернет-соединения. Но к выбору площадки стоит отнестись серьезнее. 

Есть множество платформ, на которых можно проводить вебинары. Выбор площадки зависит от потребностей и требований спикера. Вот список популярных вариантов с их преимуществами:

1. Zoom — одна из самых популярных платформ для вебинаров и видеоконференций с большим набором функций (презентация экрана, взаимодействие с аудиторией через чат и опросы, запись событий и другие)
2. GoToWebinar — утилита для вебинаров, предназначенная для проведения профессиональных онлайн-семинаров. GoToWebinar способна обеспечить высокое качество аудио и видео, минимизируя задержки и потери пакетов данных.
3. Microsoft Teams — программа предлагает множество возможностей для коммуникации, в том числе и проведение вебинаров. На платформе доступны интеграции с другими приложениями Microsoft: PowerPoint, Excel и SharePoint, что облегчает проведение презентаций и совместную работу.
4. Вконтакте, Facebook*, Instagram* — у этих социальных сетей есть функции прямых трансляций (live streaming). Выйти в прямой эфир можно за пару секунд, главное — заранее подготовить тему и локацию.
5. YouTube — запуск трансляции доступен прямо на странице личного канала, а оповещение о начале вещания получат все подписчики. После прямого эфира запись вебинара автоматически сохраняется в «Творческой студии» и будет доступна для обработки, просмотра и скачивания.

При выборе платформы для вебинара нужно учитывать и некоторые нюансы, без которых мероприятие может пройти неважно: 

• Необходимый минимум функций — нужно убедиться, что платформа предлагает необходимые в процессе вебинара функции, например, запись экрана.
• Стабильность —  если ожидается большое количество участников, платформа должна справиться с наплывом и обеспечить высокое качество трансляции.
• Безопасность — перед проведением конфиденциальных вебинаров нужно удостовериться, что платформа предоставляет шифрование данных и контроль доступа.
• Цена — некоторые платформы платные, поэтому лучше заранее согласовать бюджет и выбирать платформы на долгий срок.
• Удобство использования — нужно представить себя на месте зрителя и оценить, легко ли использовать платформу, достаточно ли инструментов для взаимодействия со спикером.

А ещё лучше провести небольшое исследование и сравнить различные платформы, чтобы выбрать ту, которая лучше всего соответствует потребностям и целям проведения вебинара.

Составление презентации

Презентация — незаменимый помощник выступающего. Нелегко собраться и удержать внимание аудитории, если зрители смотрят только на лицо спикера. Поэтому, если есть возможность, лучше подготовить сопроводительную презентацию.

Предприниматели в сфере информационного бизнеса часто доверяют эту задачу профессиональным дизайнерам, чтобы избежать штампов, которые приелись аудитории. Но если на это нет финансов, можно воспользоваться стандартными инструментами, например, PowerPoint или Google Презентации.

При подготовке презентации есть несколько правил, которые помогут сделать ее вовлекающей и цепляющей: 

• Соблюдение чёткой структуры — презентация должна быть разделена на логические части, которые помогут организовать информацию для лучшего усвоения аудиторией.
• Приоритет визуальных элементов — изображения, диаграммы, графики и видео помогут сделать презентацию более привлекательной и понятной для аудитории. Но визуальные элементы не должны быть абстрактными, наоборот, они должны полностью соответствовать тематике.
• Принцип «лучше меньше, чем больше» — нужно избегать перегруженных информацией слайдов. Лучше использовать небольшое количество текста на слайде и подкреплять его иллюстрациями или ключевыми словами. Читабельность текста очень важна для эффективной коммуникации.

Тестирование оборудования

Тестирование оборудования — важная часть подготовки вебинара. Она необходима, чтобы обеспечить гладкое и бесперебойное проведение мероприятия. Это то, на чем точно не стоит экономить время, ведь от технической готовности во многом зависит насколько успешным будет мероприятие. 

Что нужно проверить заранее:

• Скорость соединения — стабильное интернет-соединение способно обеспечить качественную трансляцию вебинара. Это позволит избежать проблем с прерываниями или снижением качества видео во время мероприятия.
• Качество аудио и видео — при тестировании оборудования нужно проверить работу микрофона, динамиков, веб-камеры и других компонентов, чтобы убедиться, что информация передается четко.
• Совместимость программного обеспечения — если для проведения вебинара используется специальная программа или платформа, тестирование их функций позволит убедиться в правильной установке и работоспособности.

Главное правило тестирования — проводить его на том же оборудовании, на котором будет проводиться вебинар. Иначе потом могут случиться казусы, что к вещанию готов ноутбук, а спикер в последний момент решил работать с персонального компьютера, где и драйверов-то для микрофона нет.

Тестирование оборудования при подготовке вебинара помогает убедиться в его готовности к успешному проведению. Оно также позволяет выявить и решить возможные проблемы, которые могут повлиять на плавность и качество вебинара, до их появления.

Как настроить себя перед выступлением

Выход в прямой эфир может вызывать стресс даже у опытных спикеров. Когда на человека обращено внимание сотен или даже десятков людей, которых ведущий не видит, волнение неизбежно. Поэтому мы рекомендуем придерживаться нескольких правил, которые помогут снять напряжение и набраться уверенности перед трансляцией:

• Подготовить речь заранее, избегая выступлений на ходу — это поможет не сбиться с мысли и удержать фокус на главной теме.
• Не забыть поставить рядом воду — поскольку во время выступления придется говорить много и четко, горло может пересохнуть.
• Не бояться возможных негативных комментариев и критики — важно не реагировать на них во время выступления. Нервы ценнее, и уделить время дискуссиям лучше после завершения основной части.
• Потренировать свое выступление перед камерой, записывая себя и просматривая видео — это будет полезно для тех, у кого нет опыта публичных выступлений. Такой подход позволит увидеть себя со стороны и внести необходимые корректировки.
• Запомнить, что даже если возникнут затруднения или небольшие проблемы во время эфира, — это не страшно. Люди ценят естественность. Заминки, чихание или даже появление кошки на столе — это нормальные явления, которые могут случиться с каждым.

А самое главное — нужно как следует разобраться в своей теме и говорить с энтузиазмом и от души. Даже при наличии нервозности и речевых особенностей спикера будут слушать, если он является экспертом в своей области. Даже у знаменитых спикеров  есть речевые недостатки (например, картавость или заикание), но это не мешает им зарабатывать деньги на прямых эфирах и обучать других людей.

Внешняя подготовка

Определиться с темой и подготовить оборудование вещания — половина дела. Собрать людей может быть гораздо сложнее. Даже придумав интересную и актуальную тему можно остаться без аудитории — если не знать, где её искать.

Сбор зрителей

Сбор зрителей на вебинар обычно начинается за 1–2 недели до намеченной даты. Ранний старт позволяет создать интерес, но если начинать рекламу слишком заранее, это может привести к потере внимания аудитории.

Есть несколько методов и стратегий, которые помогут собрать зрителей на вебинар. Вот, что рекомендуется сделать:

• Определить целевую аудиторию — это поможет создать привлекательное предложение для слушателей: предлагать рекламным менеджерам вебинар по теме инновационных методов борьбы с загрязнением атмосферы окружающего воздуха будет неэффективно, им будет интереснее услышать, например, про маркировку объявлений.
• Работать с рекламой и маркетингом — нужно использовать различные каналы для привлечения внимания к вебинару. Лучше разместить информацию о вебинаре на веб-сайте, в блоге и медиа. Можно добавить объявления, отправить рассылки, использовать рекламу в поисковых системах для привлечения большего количества зрителей.
• Продвигаться через социальные сети — например, можно создать событие на Facebook или LinkedIn, опубликовать анонсы, изображения и видео о предстоящем вебинаре. Хорошей идеей будет  обратиться к своим подписчикам и попросить их поделиться информацией с другими.
• Прогревать аудиторию — лучше отправлять не одно письмо, а несколько: с персонализированным приглашением, напоминаниями, информацией о преимуществах участия и так далее.
• Создать лендинг-страницу — разработка лендинг-страницу, с информацией о вебинаре, его преимуществах и способах регистрации подчеркнёт ответственный подход к организации вебинара и его ценность.
• Общаться с потенциальными слушателями — активность организатора покажет аудитории его заинтересованность в вебинаре, поэтому не стоит забывать про онлайн-сообщества, форумы и группы, связанные с тематикой мероприятия.
• Уникальное и ценное содержание — важно обеспечить полезность вебинара, предложив что-то уникальное и интересное для аудитории. Качественное содержание будет привлекать больше зрителей и создавать положительную репутацию для спикера и бренда.

Отправка напоминаний

Даже если участник зарегистрировался на вебинар и проявлял интерес к участию, существует вероятность, что в день трансляции он забудет о ней. Поэтому за 24 часа, 12 часов, 1 час и 15 минут до начала вебинара рекомендуется отправлять напоминающие письма.

Для напоминания за 24 часа можно использовать такой текст: «Уважаемый(ая) Имя, напоминаем вам, что вы зарегистрировались на вебинар «Название». Мы будем обсуждать «темы 1, 2, 3». Начало в 10:00 по Московскому времени. Присоединяйтесь по ссылке».

Для последующих напоминаний достаточно короткого: «Имя, напоминаем, что сегодня в 10:00 по Московскому времени состоится вебинар «Название». Присоединяйтесь».

За 1 час и 15 минут до начала рекомендуется отправить небольшое текстовое сообщение: «Через час (или 15 минут) начнется вебинар «Название». Присоединяйтесь прямо сейчас.

Напоминания можно отправить через сервисы рассылок в социальных сетях или мессенджерах. Также можно использовать встроенные инструменты рассылки, которые предоставляют некоторые платформы.

Процент открытия электронных писем на почте обычно ниже, чем у сообщений в социальных сетях или мессенджерах. Более того, электронные письма могут иногда попадать в спам-ящики, что может привести к тому, что участник не получит ваше уведомление. Чтобы решить эту проблему, нужно делать письма уникальными: создавать привлекательный дизайн, делать персонализированные заголовки, лаконично излагать мысль. Поэтому, кроме повторных сообщений, лучше дублировать письма в разные каналы (например, на почту и в мессенджер), а также тестировать время отправки для обнаружения лучшего периода.

Проведение вебинара

Ко дню вебинара всё должно быть готово и налажено. Нужно вовремя настроиться, предусмотреть все детали, успокоиться и начать трансляцию. Рассказываем, на чем заострить внимание перед началом и во время вебинара.

Что предусмотреть

Во-первых, спикеру всегда пригодится запасной вариант проведения мероприятия в случае, если, например, внезапно выйдет из строя техника или отключат электричество. Под рукой нужно иметь устройство с мобильным интернетом и дополнительное оборудование.  Быстрая реакция очень важна: зрители не будут ждать, пока исправятся технические неполадки, они могут просто уйти.

Во-вторых, очень важна тишина в комнате, из которой будет проводиться вебинар. Если рядом есть кто-то посторонний, лучше попросить их по возможности покинуть помещение на время мероприятия. Не стоит забывать отключать звук других устройств (планшетов, телефонов), чтобы не отвлекаться на звонки и сообщения.

В-третьих, презентацию лучше сохранить в нескольких форматах — ppt, pptx и pdf — и создать резервные копии. Во время вебинара презентация может неожиданно сброситься, выключиться или зависнуть, поэтому такие меры предосторожности необходимы. Также должен быть запасной план, если презентация вдруг не откроется. Можно использовать доску, флипчарт или блокнот с ручкой для записей. Любое движение в кадре всегда интереснее, чем просто говорящая голова.

И в-четвертых, если для проведения вебинара  выбрана специальная платформа,  то при возникновении технических проблем стоит обратиться за помощью к технической поддержке. Проблемы решаются быстрее, если получить помощь специалистов, а не пытаться исправить все самостоятельно.

Как держаться и вести себя в кадре

Чтобы удержать внимание зрителей и зарекомендовать себя, вести себя нужно уверенно и профессионально. Кроме того, долго слушать даже самый интересный монолог может быть сложновато. Нужно общаться с аудиторией, собирать обратную связь: просить задавать вопросы, просить ставить плюсики в комментариях или предлагать поделиться мнениями.

Что может повлиять на образ в кадре:

• Внешний вид — нужно подобрать подходящий наряд, обязательно соответствующий тону вебинара. Как говорится, «встречают по одёжке»: если на вебинаре по трендам SMM худи может быть уместным, то на групповой консультации по изменениям в законодательстве — вряд ли.
• Четкая и внятная речь — стоит уделить внимание произношению и громкости голоса. Лучше говорить медленно и делать паузы между фразами, чтобы дать зрителям время усвоить информацию.
• Визуальный контакт с камерой — при разговоре лучше смотреть прямо в объектив камеры или чуть вбок, но не на свой экран или заметки. Это создаст ощущение непосредственного общения со зрителем.
• Жестикуляция и мимика — для живой речи можно добавить простые жесты и выражения, чтобы подчеркнуть свои слова и удержать внимание аудитории. Но стоит избегать чрезмерной эмоциональности, чтобы не отвлекать аудиторию от темы.
• Взаимодействие с аудиторией — нужно поддерживать связь с «залом», уделять внимание вопросам, комментариям зрителей, отвечать на них вежливо и демонстрировать интерес к беседе.
• Спокойствие и гибкость — если возникают технические проблемы или неожиданные ситуации, важно уметь сохранить спокойствие и адаптироваться к обстоятельствам. 

Как взаимодействовать со слушателями после окончания вебинара

Кажется, что как только вебинар закончился — то и работа с аудиторией тоже. Но это не так: после мероприятия нужно поддерживать контакт со зрителями и помогать им осваиваться в тематике проведённого события. Например, можно:

• предоставить слушателям дополнительные полезные материалы — запись вебинара, презентацию или статьи по теме обсуждения;
• ответить на дополнительные вопросы слушателей, которые они могут задать через электронную почту, форумы, чаты или социальные сети;
• попросить слушателей оставить свои отзывы и комментарии о вебинаре — это поможет понять, что им понравилось, а что можно улучшить;
• разработать план дальнейшего взаимодействия с аудиторией — встречи в формате вопрос-ответ, мастер-классы, онлайн-курсы или форумы;
• контактировать в социальных сетях и отвечать на комментарии и сообщения под тематическими постами;
• информировать сформировавшуюся аудиторию о предстоящих вебинарах, семинарах или других мероприятиях, которые могут их заинтересовать. 

Взаимодействие со слушателями после вебинара способствует удержанию интереса аудитории к спикеру или бренду и увеличению количество слушателей у последующих мероприятий. А если целью вебинара была продажа, то дополнительные касания поспособствую росту успешно закрытых сделок.

Заключение

Вебинары — это интерактивные семинары или презентации, которые проводят онлайн, в режиме реального времени. Такие мероприятия дают возможность передавать знания, обмениваться информацией и взаимодействовать со слушателями.

Тематика вебинаров может различаться в зависимости от целей проведения: они могут быть образовательные, профессиональные, маркетинговые, интерактивные и демонстрационные.

Основные правила подготовки и проведения вебинаров включают тестирование оборудования, выбор темы и формата, создание презентации. Во время вебинара спикер должен не только говорить, но и работать с аудиторией, а также следить за тем, чтобы  информация была понятна всем.

Организация вебинаров помогает компаниям позиционировать себя как экспертов и лидеров в своей области. Через вебинары компания может поделиться знаниями с широкой аудиторией, что способствует повышению их авторитета и узнаваемости на рынке. Также в рамках вебинара компания может представить новый продукт и провести мастер-класс по его использованию. Благодаря этому, они могут увеличить количество продаж: информированные покупатели чаще превращаются в лояльных и более мотивированы на покупку.

Слушатели же могут узнать о новом продукте и получить ценные знания и навыки в определенной области. К тому же, вебинары часто предоставляют возможность задавать вопросы в режиме реального времени, участвовать в опросах и обсуждениях: участники могут узнать у спикера компании то, что их волнует больше всего, закрыть возражения, которые мешали им принять решение о покупке или сотрудничестве. 

Таким образом, вебинары — это не только способ обмена информацией, но и полезный инструмент для маркетинга и продаж. Проведение успешного вебинара требует хорошей подготовки и внимания к деталям. Следуя пошаговой инструкции, можно выбрать подходящую платформу для вебинара, определить задачи и целевую аудиторию, которые  помогут создать увлекательный контент и эффективно взаимодействовать со слушателями — так, чтобы у них появилось желание обратиться к компании вновь.