Дедлайн: что это такое, как правильно его ставить себе и подчиненным

Слово “дэдлайн” или, согласно современному орфографическому словарю, “дедлайн”, появилось в русском языке в начале 1990-х годов, и с тех пор пользуется большой популярностью в самых разных кругах. И хоть его буквальное значение — “крайний срок”, — этим выражением нередко пугают людей. 

Почему так происходит, какие еще значения имеет слово “дедлайн” и где его применяют — разберемся в этой статье.

Что такое дедлайн простыми словами

В буквальном переводе с английского языка deadline — мертвая линия, окончательный рубеж. Впервые термин был использован в 60-х годах 19 века. В то время дедлайн обозначал крайнюю линию около ограждения тюрьмы, где заключенные отбывали наказание. Если заключенный пересекал эту линию, то считался беглецом и подвергался расстрелу. 

В начале 20 века термин обрёл новое значение — крайний срок, время, когда газета должна уйти в печать. После этой даты материалы уже не принимались к публикации. Поэтому сегодня словом deadline стали обозначать крайний срок для выполнения какого-либо поручения. 

Для чего нужен дедлайн

Соблюдение сроков важно в любой сфере. Без этого невозможно выстроить рабочий процесс и планировать деятельность компании. В зависимости от поставленных сроков можно ставить другие поручения, которые зависят друг от друга. Например, если не соблюсти дедлайн по обустройству номеров к туристическому сезону, то и туристы не смогут вовремя попасть в забронированные номера — гостиничный бизнес потерпит убытки из-за отсутствия продаж. 

Вот еще несколько причин, почему важен дедлайн:

• Ощущение границ проекта

Любая деятельность должна вести к результату. Если не выстроены временные интервалы выполнения каждой из задач, ведущих к цели, то велика вероятность провала;

• Мотивация к действиям

Чёткое понимание сроков помогает работникам мотивировать себя к действиям;

• Координация будущих этапов 

Если одна цель будет достигнута вовремя, то и идти к другой можно без задержек и рабочих нюансов.

• Дисциплинированность. 

Дедлайн помогает вырабатывать внутреннюю дисциплину. Когда время ограничено, человек заставляет себя работать и вырабатывает определённый алгоритм. Он делит задачу на подзадачи, ограничивая себя в продолжительности их выполнения.

Виды дедлайна и сферы применения

Дедлайн применим к любой сфере. Его не стоит нарушать — нужно прилагать максимум усилий, чтобы цели были достигнуты вовремя. 

Например, по графику сотрудник должен быть на рабочем месте в 9 утра. Если он живет далеко, ему нужно выехать из дома хотя бы в 8 утра. При нарушении дедлайна ему может грозить выговор и другие меры дисциплинарного взыскания. И так в любой сфере. 

Ниже на простых примерах рассмотрим основные области, в которых применимо понятие дедлайна.

Дедлайн в рекламе и продажах

Рассмотрим эту сферу с двух сторон — покупателя и продавца. 

Для покупателя дедлайн завязан на времени предложения. Например, если он не купил товар или не воспользовался услугой в оговоренный срок — упустил выгоду и не сэкономил. “Скидка 30 % на завтраки до 10.00”, “комплексные бизнес-ланчи с 13.00 до 16.00”, “Скидки на чёрную пятницу” — это дедлайны для покупателя.

Для продавца дедлайн — это срок, в который нужно выполнить план. Обычно это один календарный месяц. Если не сделать план и не сдать отчет, к примеру, в октябре — это значит не получить достаточное количество денег для закупки или производства товаров. Или для заработка самого продавца. 

Дедлайн в законодательстве

В законодательстве есть множество строго установленных сроков. 

Например, это может быть дата сдачи налоговой декларации. Её необходимо подавать не позднее 30 апреля. Если не сделать этого вовремя, то можно получить штраф. 

Примером может быть и календарный промежуток на уплату штрафа за нарушения ПДД или других норм. 

Дедлайн в журналистике

Дедлайн для издательства — это дата сдачи и публикации материала (книги, журнала, газеты). Кроме того, штатные и внештатные сотрудники имеют собственные ограничения по времени, соблюдая которые получается вовремя организовать работу всего печатного издательства. 

У всех есть срок сдачи работ: у авторов, редакторов, верстальщиков, дизайнеров. Несоблюдение дедлайнов повлечет нарушение общего процесса, что скажется на прибыли и репутации издательства. 

За работой издательств можно понаблюдать в таких популярных фильмах, как “Сияние” 1980 года, “Дьявол носит Prada” 2006 года, “Спросите Синди” 2001 года и т. д.

Дедлайн у программистов

Для программистов дедлайн — срок сдачи готового проекта, который должен работать, как задумывалось по техническому заданию. То есть главная задача — работа программы или сайта без багов. Чтобы получилось вовремя соблюсти сроки, иногда внутри компании ставят редлайны, о которых мы расскажем чуть позже. 

Также из-за того, что сфера IT довольно прибыльная, несоблюдение сроков влечёт большую потерю финансов. Если не сдать вовремя готовый код или не запустить сайт (приложение), заказчик теряет прибыль, а работник — заработок. Поэтому программисты так много времени уделяют написанию кодов и строгому соблюдению установленного времени.

Дедлайн в сфере управления проектами

У любого проекта есть срок сдачи. Он одинаково важен как для заказчика, так и для исполнителя. 

Рассмотрим на примере ремонта квартиры “под ключ”. Заказчик поставил временные рамки — один месяц: с 01.01.2023 по 31.01.2023 включительно. Исполнитель не просто учитывает этот срок, а делает внутренние дедлайны для команды. Например, до 05.01.2023 провести демонтаж старого ремонта, до 07.01.2023 прогрунтовать и оштукатурить стены и т. д.

Дедлайн в кинематографе, фильмы про дедлайн

Кино — одна из сфер, где применяют жёсткие дедлайны. Их нельзя нарушать. Из-за этого в некоторых случаях люди не могут полностью реализовать свою идею.

Например, объявлен конкурс на лучшее документальное кино социальной тематики. Все заявки нужно сдать жюри до 01.01.2023. В случае, если готовый фильм сдаётся после 23:59 01.01.2023 — его не примут. 

В кинематографе есть внутренние сроки на съёмки сцен, проекта и т. д. Они выставляются съёмочной группой. 

Чтобы узнать больше про дедлайны, их влияние на рабочие процессы в кино, можно посмотреть следующие фильмы:

• “Фильм, фильм, фильм”, 1968 года (СССР, мультфильм)

Мультфильм о том, как снимается кино, весь путь фильма с момента рождения сценария и до премьеры. Картина отражает все детали съёмочного процесса и отражает важность дедлайнов.

• “Дедлайн”, 2006 год (Россия, триллер)

Фильм рассказывает о писателе, который столкнулся с кризисом во время создания истории. Ему необходимо сдать сценарий до завтра, иначе он может лишиться головы. Чтобы спасти ситуацию, сценарист идет на отчаянный шаг.

Польза и вред дедлайнов

Deadline — это не только срок, но и инструмент, который помогает чётко спланировать задачи, оценить возможности и скоординировать  процесс.

Кроме этого, он помогает:

• чётко разграничить обязанности и разбить рабочий процесс на пункты — с ним проще оценить время, требуемое на реализацию проекта, необходимые ресурсы;
• сфокусироваться на поставленной цели — отсутствие срока окончания проекта означает, что данную задачу можно сдвигать бесконечно, а дедлайн позволяет сконцентрироваться на проекте и расставить приоритеты;
• распределять ресурсы и делегировать процессы — можно быть универсальным специалистом и уметь и писать тексты, и делать вёрстку сайта. Но порой сроки требуют не только качественного, но и очень быстрого выполнения задач. В таком случае правильное решение — поручить часть дел штатному работнику или фрилансеру;
• ощутить результат от выполненной работы — мотивация и внутренняя оценка движет человеком изнутри и помогает не поддаваться выгоранию.

Вред дедлайна лишь в одном — в его неправильной постановке. Если исполнителю ставят нереальный срок, то у него возникает стресс — из-за того, что цель кажется невыполнимой. В результате страдают уверенность, профессиональное мастерство и падает мотивация. 

Последствия срыва дедлайна

Несоблюдение сроков влечёт за собой ряд последствий. Они могут быть моральными и денежными, административными или дисциплинарными. Рассмотрим список из наиболее частых последствий:

• Эмоциональное угнетение и разочарование в собственных возможностях

Человек не справился с поставленной задачей вовремя, значит, скорее всего не имеет для этого должного опыта, умений и навыков.

• Конфликт с руководителем, заказчиком 

Если нарушаются временные договорённости, то заказчики будут недовольны и вызовут на разговор. А исполнитель снова получит негативные эмоции.

• Ненужная задача

Если выполнить её в оговоренное время не удалось, в дальнейшем реализуемый проект может стать неактуальным. А так как уже были потрачены силы, это может сильно деморализовать исполнителя. 

• Потеря вложенных средств 

Это минус как для исполнителя, так и заказчика. Если не сдать статью или работу вовремя — не будет оплаты для исполнителя. Заказчик же может потерять потенциальную прибыль, которую можно получить с создаваемого продукта.

• Потеря репутации, дисциплинарные взыскания, увольнение

Как правило, это крайние меры. Они применяются в случае систематических нарушений установленных сроков.

Как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным: 5 распространенных ошибок

Устанавливать сроки нужно таким образом, чтобы они были выполнимы. Нельзя ставить сложную задачу на день, когда работы минимум на три. 

Ниже мы подготовили перечень типовых ошибок при постановке дедлайна:

• Попытка мотивировать себя долгосрочным дедлайном

Сотрудники часто пытаются выполнить всё в последний момент. В итоге это ведёт к спешке в последние дни. Справиться с этой проблемой можно с помощью краткосрочных отчётов о проделанной работе. Например, при написании объёмной статьи, на которую можно потратить месяц, просить работника еженедельно присылать уже готовый материал.

• Постановка невыполнимых сроков

Нельзя сделать за сутки то, для чего нужна неделя. К примеру, человек проснулся и решил, что закроет ипотеку, взятую на 20 лет, за полгода. Решить — одно, но выполнить это почти нереально. Для этого нужно повысить уровень дохода в десятки раз, а то и в сотни. То же самое и с рабочими проектами. Нужно объективно оценивать силы и возможности.

• Установка временного ограничения там, где это неуместно

Например, человек заселился в новый дом. Однако после первого зимнего периода начала течь крыша. Это не устроило жильца, и он начал звонить подрядчикам с просьбой устранить проблему. Но работать с кровлей и проводить монтажные работы можно только в безветренную погоду при температуре не меньше +5 градусов. То есть нет смысла просить подрядчика сделать крышу “здесь и сейчас”, если на дворе морозный декабрь.

• Отсутствие фиксации ограничения по времени

Нельзя обещать самому себе в голове по типу “работы планируется закончить до конца недели”. С большей долей вероятности можно забыть об обещании и не справиться с поставленной задачей. Поэтому нужно использовать календари, CRM-системы, заметки, уведомления и другие подобные инструменты.

• Установка сроков до оценки объёмов работы и выбора методов

Эта ошибка схожа с пунктом про невыполнимые цели. Нельзя приниматься за дело, не зная, сколько действительно времени оно потребует, как можно ускорить процесс, какие моменты нельзя осуществить быстрее и т. д. Пешеход не сможет двигаться со скоростью самолёта, даже если он очень сильно этого захочет. Также и с рабочими задачами.

Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн: 5 советов руководителю и рекомендации сотруднику

Нарушение сроков — это проблема. Но руководителю не стоит рубить с плеча и применять взыскания сразу же. Сначала нужно разобраться в проблеме. 

Вот несколько советов, которые помогут работать с дедлайнами, чтобы они способствовали увеличению эффективности работника, а не наоборот:

• Разговаривать друг с другом 

Руководитель и сотрудник должны вести диалог, высказывать своё видение по ситуации. Может, были веские причины, из-за которых пришлось нарушить установленное ограничение по времени.

• Уделять время объяснению последствий нарушения сроков 

Сотрудник должен понять, к чему привела или может привести невыполненная вовремя задача.

• Анализировать, какие инструменты и способы используются в работе 

Возможно, сотрудник не может качественно выполнять работу из-за отсутствия какой-либо платной программы, нужных навыков или еще чего-то, что можно быстро решить.

• Доносить, что руководитель ждёт от сотрудника 

Помимо корректной постановки технического задания, руководитель может предлагать свою помощь, делиться профессиональными комментариями и помогать расставлять приоритеты.

• Давать время на исправление 

В течение какого-то периода работник адаптируется к новым условиям, которые он оговорил с руководством. Сменить формат работы не просто. Нужно некоторое время понаблюдать за тем, как были восприняты требования.

Брат дедлайна ― редлайн

Редлайн — полезный инструмент, который может использовать как сам исполнитель, так и руководство, чтобы систематизировать деятельность внутри компании и снизить риск срывов задач.

Редлайн означает красную линию — дату за какое-то время до дедлайна. Редлайн помогает не только вовремя выполнить поставленную задачу, но и оставить запас времени для правок, корректировок и внезапно возникших форс-мажорных ситуаций.

Коротко о главном

Дедлайн — временной промежуток, отведённый на выполнение работы, услуги. С его помощью можно делить выполняемую работу на этапы и временные интервалы.

Практически весь деловой мир живёт по дедлайнам. Например, в журналистике невозможно работать без дедлайнов, так как выпуск любых журналов и газет завязан на сроках написания, вычитки, обработки, вёрстки и других процессов. Вовремя выполненные рабочие процессы способствуют качественному и эффективному выполнению других.

В любой сфере есть свои преимущества от чётко установленного времени на задачу. Например, без временных рамок сложно координировать этапы работы над проектом и вовремя закончить его. А если не соблюдать поставленные сроки — можно столкнуться с последствиями. В зависимости от ситуации и частоты нарушения ограничения по времени последствия могут быть как мягкими, так и жёсткими — от неприятного разговора до увольнения. 

Но вместе с этим нужно понимать, почему происходит нарушение дедлайнов и как с этим бороться. Если выстроить эффективное взаимодействие руководства с работниками, а также придерживаться нескольких простых правил по установке дедлайнов, то легко отточить рабочий процесс и сделать его результативным. Самое главное — говорить друг с другом. В процессе диалога можно понять проблемы и сложности, над которыми можно и нужно работать, чтобы получился качественный результат.

Авторы изображений: redgreystock