Как сделать крутую подпись для e-mail: 4 сервиса и 15 советов

E-mail — хороший способ завоевать внимание клиента. Хорошее письмо не должно резко обрываться, ему требуется логическое завершение. Поэтому нужно уделять внимание подписи. 

Подпись содержит сведения об отправителе и включает другую информацию, которая имеет значение для рассылки. В этой статье рассмотрим, как выглядит правильная подпись для e-mail, что нужно в нее включать и с помощью каких сервисов её можно сделать.

Зачем нужна подпись в электронном письме

“Запоминается последняя фраза” — говорил Штирлиц в фильме “17 мгновений весны”. Действительно, важно не только правильно влиться в разговор, но и уметь из него выйти.

Так и письмо выглядит незаконченным, неполным, если не содержит логического завершения. В этом случае отправитель проявляет неуважение к читателю. Для продвижения бренда важно, чтобы через письмо транслировалась доброжелательность, а также информация о том, кто отправитель и как с ним можно связаться. В нем можно указывать и другие сведения в зависимости от целей сообщения. 

1. Сообщает дополнительные контакты

При получении письма в контактах виден только адрес электронной почты. Но не всем удобно контактировать с помощью писем. В некоторых ситуациях и сферах удобнее использовать сотовую связь или мессенджеры. Поэтому в подписи указывают дополнительные контакты. Например, номер телефона, ссылку на Telegram или адрес странички в соцсети.

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд

Согласно данным британского разработчика программ для e-mail-рассылок Exclaimer, ежедневно работники компаний отправляют около 175 электронных писем. Это довольно много. И даже если откроют только треть из них, логотип с оформленной подписью внизу будет работать как напоминание о бренде.

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению

Переписка по электронной почте может быть формальной и неформальной. От подписи зависит, какой формат общения сложится. Кроме того, так читатель заочно знакомится с отправителем и формирует первичное мнение. Поэтому и подпись нужно делать такой, каким в дальнейшем будет диалог. 

Для неформального общения можно использовать фразы “С любовью, …”, “Всегда рад ответить, …” и т. п. А для официального диалога подойдут выражения “С уважением, …”, “С наилучшими пожеланиями, …” и т. д.

4. Привлекает новых подписчиков

В подпись можно встроить кнопки, которые будут автоматически перенаправлять читателей в социальные сети. Это поможет быстро переносить трафик на другие площадки и настроить многоканальное взаимодействие с аудиторией.

Что включать в подпись

Подпись для e-mail должна содержать контакты, с помощью которых получатель письма может поддерживать обратную связь с отправителем. Кроме них можно добавлять дополнительные элементы, которые привлекут внимание и помогут наладить контакт. Нужно найти золотую середину, чтобы не переборщить с количеством ненужной информации. 

Имя, должность, название компании

Первое, что нужно включить в подпись — имя и название компании. Так читатель заочно познакомится с отправителем. Если письмо отправлено от имени сотрудника компании, нужно не забыть указать должность, чтобы сразу очертить круг вопросов, по которым можно обращаться к отправителю.

Контактные данные

Не все готовы общаться по электронной почте — например, для некоторых это может быть слишком медленный канал. В контактах стоит указать все доступные каналы связи: сайт компании, телефон, физический адрес, факс. 

Каждый из контактов способствует быстрому взаимодействию читателя с компанией-отправителем. Кому-то будет удобнее сразу приехать по указанному адресу, чем отправлять десятки электронных писем или разговаривать по телефону. 

Ссылки на соцсети

Многие предпочитают поддерживать связь в социальных сетях. Это быстро и удобно. Там также можно узнать подробности о компании. Наиболее популярными социальными сетями сегодня являются LinkedIn, Facebook*, Instagram* и ВКонтакте.

При распространении ссылок на социальные сети нужно уделить внимание ленте профиля. Как корпоративный аккаунт, так и личный должны выглядеть привлекательно и не разрушать имидж бренда. 

Логотип

Логотип позволяет повысить узнаваемость бренда. Исходные материалы, как правило, уже есть у компании. Необходимо только изменить формат и размер изображения в соответствии с требованиями почтового сервиса.

Фотография

Если планируется вести диалог с клиентами от лица реального человека, то будет уместно вставить фото. После изображения нужно также указать должность. Это поможет сделать диалог более вовлечённым и личным. 

Призыв к действию, цитата, важная новость

С помощью подписи можно ещё раз ненавязчиво напомнить о том, с какой целью было отправлено письмо. Не стоит писать длинный и скучный призыв. Он должен быть ёмким, например, “Будем ждать вас на вебинаре” или “До встречи 1 марта!”.

Как сделать эффектную подпись для email

Есть ряд негласных правил, которые помогут сделать подпись для e-mail эффектной и запоминающейся. Ниже рассмотрим несколько из них.

1. Меньше информации

Не надо размещать в подписи всё подряд. Ежедневно люди сталкиваются с огромным количеством информации. Лишний текст будет восприниматься как информационный шум и отталкивать читателя. Поэтому краткость — сестра таланта: в подписи не должно быть лишних ссылок, красивых цитат, текста в несколько абзацев и т. д. 

2. Меньше цветов

Часто подпись стараются сделать яркой и броской, при этом совершенно забывают о том, что нужно выдерживать баланс. Это не привлечёт внимание, а наоборот — оттолкнёт читателя отсутствием вкуса. Лучше остановиться на 1-3 цветах, которые будут гармонично сочетаться друг с другом. Например, для корпоративных писем подойдут цвета логотипа компании.

3. Меньше шрифтов

Информация должна легко восприниматься. В письме нужно использовать один-два шрифта, которые будут хорошо читаться. Можно использовать один шрифт для заголовков и другой — для основного текста. 

Вместо разбивки текста на разные шрифты, можно использовать курсив или жирное выделение, которые помогут подчеркнуть 1-2 важных слова или выражения.

4. Постройте иерархию

Сплошная картинка или текст воспринимаются тяжело. Поэтому важно подойти к созданию подписи творчески. Иерархия позволит разбить завершающий блок на несколько участков, чтобы человек обращал внимание на информацию последовательно и так же формировал соответствующие выводы.

5. Используйте иконки соцсетей

В подпись можно добавить и прямую рекламу — например, иконки с гиперссылками на социальные сети. Клиенты смогут перейти в удобный для обмена информацией канал связи, в котором может быть еще больше полезного контента для них. А иконки смотрятся более стильно и узнаваемо, чем длинные ссылки. 

6. Адаптируйте подпись под мобильные

Почту читают не только с компьютеров, но и с других гаджетов (телефонов, планшетов и даже умных часов). Поэтому важно адаптировать блок под разные экраны. Для этого нужно сделать тест, отправив письмо на проверочный e-mail, чтобы оценить внешний вид письма на разных устройствах. Некоторые сервисы для рассылок предлагают автоматическую подстройку блоков, но, чтобы избежать ошибок, лучше проверять и подгонять элементы письма вручную.

Как персонализировать продажи при помощи подписи

В маркетинге эффективнее делать подпись персонализированной. Во-первых, это помогает потенциальному клиенту познакомиться с компанией и её представителем, а во-вторых, настраивает на более личный контакт. 

Например, клиент ранее уже пользовался услугами компании — заказывал межкомнатные двери в санузел. Позже он захотел заказать двери в другие комнаты. После звонка в компанию, менеджер высылает на электронный адрес письмо с предложениями. И в подписи указан не какой-то менеджер, а именно тот, с которым клиент поддерживал связь ранее. Например, имя и должность “Менеджер постоянных клиентов”. Это показывает клиенту, что его помнят и готовы сотрудничать на хороших условиях. Персональный менеджер знает интересы и вкусы потребителя, поэтому и предложения для него будут только целевые. 

Чтобы сделать персонализированную подпись для продаж, можно воспользоваться сервисом UniSender. Нужно создать таблицу в Excel, в которой будут собраны данные  менеджеров и их клиентов. После нужно загрузить базу данных на платформу в “Списки контактов”. 

Для создания макета с данными менеджеров нужно использовать подстановки. У сервиса их множество, нужно лишь заполнить переменные в фигурных скобках. Можно выбрать несколько подстановок, нажимая кнопку “Добавить окно”. С их помощью можно создать персонализированную подпись с разными блоками информации. 

Для подписи менеджера по продажам рекомендуется использовать следующие блоки:

• имя и должность сотрудника;
• контакты;
• ссылки на социальные сети;
• краткий призыв к действию.

Как сделать подпись письма

Разберём на примерах наиболее популярных почтовых сервисов, как делать подписи для e-mail и что необходимо учитывать при их создании.

В Яндекс.Почте

В Яндекс.Почте есть встроенный инструмент для создания подписи. Для этого нужно перейти в “Настройки” и выбрать поле “Личные данные, подпись, портрет”. Откроются настройки, в которой можно изменить шрифт, размер текста, добавить фон, изображение с гиперссылкой, вставить эмодзи или цитату. 

В Gmail

В Gmail схожий механизм. Нужно ввести данные от аккаунта Gmail, далее нажать в правом верхнем углу значок шестерёнки и войти в поле настроек. В общих настройках нужно прокрутить страницу до конца и найти раздел “Редактирование подписи”. В нём можно изменить следующие блоки: 

• шрифт, размер текста (Gmail оставил для редактирования только 4 вида шрифта: маленький, стандартный, крупный и очень большой);
• цвет и фон текста;
• цитирование;
• изображение;
• ссылка.

В Outlook

В Outlook процесс похож на предыдущие два варианта. Только вместо настроек нужно перейти в “Параметры” и через поиск найти “Подпись электронной почты”. 

При переходе в этот блок для изменения будут доступны следующие блоки: 

• шрифт и размер текста;
• цвет и фон текста;
• изображение со встроенными ссылками;
• цитирование;
• таблицы;
• зачёркнутый текст;
• изменение направления текста.

В Mail.ru

В ящике Mail.ru нужно зайти в настройки, нажав кнопку “Ещё”. Далее нужно найти раздел “Имя отправителя и подпись”. 

На данной площадке есть ограничение по символам — не более 255. Поэтому подписать письмо нужно ёмко. В такой размер символов может уместиться:

• ФИО;
• должность;
• номер телефона;
• адрес сайта. 

В Rambler

Чтобы в письме появилась подпись, нужно зайти в настройки и найти раздел “Имя отправителя”. Здесь указывается имя отправителя, ФИО, который будет отображаться у читателя. Далее в поле идут блоки, которые можно заполнить для настройки. 

В этом меню у Rambler очень ограничены возможности по форматированию текста. Для создания красивой подписи лучше перейти в основной редактор, который открывается при написании письма. Здесь возможностей больше, например, можно изменить расположение текста, вставить цитату, залить фон, сделать списки и т. д. Далее нужно скопировать получившейся блок и вставить его в окно настроек подписи. 

Сервисы для создания подписи в письме

Для создания подписи для e-mail не обязательно нужен дизайнер. С этим справится и обычный сотрудник, если будет использовать подходящие инструменты. А почтовые сервисы предлагают готовые шаблоны с разными блоками информации, которые в итоге можно собрать в готовую подпись.

Outlook

Чтобы настроить подпись в Outlook нужно перейти во вкладку “Файл” — “Настройки” — “Почта” — “Подписи”. 

Далее нужно нажать “Новая” и приступить к формированию подписи. Если нужно сделать не одну, а несколько подписей, то необходимо придумать индивидуальное название для каждой. 

Через редактирование можно изменить шрифт, размер текста, его цвет, добавить ссылки и картинки. 

Hubspot Signature Generator

Hubspot — маркетинговая платформа, которая создала свой сервис для генерации подписей в электронных письмах. 

Хотя сервис работает на английском языке, создать подпись довольно легко. Необходимо выполнить 4 шага:

• нажать на окошко учётной записи и перейти в Профиль и настройки “Profile&Preferences”;
• далее необходимо изменить подпись электронной почты через кнопку “Edit email signatures”;
• далее в открывшемся окошке нужно добавить все необходимые данные;
• отформатировать информацию по собственным предпочтениям;
• вставить гиперссылку или шаблон с призывом к действию и нажать кнопку “Save”.

Далее нужно нажать кнопку “Copy Signature” и добавить подпись в свой почтовый ящик. 

WiseStamp

У сервиса есть бесплатная и платная версии. Для новичка вполне хватит бесплатного доступа, котором можно:

• выбрать один шаблонов, соответствующий конкретной профессии;
• подобрать иконки различных социальных сетей;
• указать профиль Skype;
• выбрать плагин, который позволяет вставить ссылки на посты, твиты, вебинар-площадки, сайты и т. п. 
• загрузить персональный баннер.

В бесплатном тарифе под созданной подписью будет указан логотип сервиса. Избавиться от него можно только одним способом — приобрести платную версию.

Чтобы перенести подпись в почтовый ящик, не нужно ничего копировать. В настройках нужно нажать на галочку рядом с почтовым сервисом, после чего она автоматически добавится. На данный момент WiseStamp работает с Gmail, Outlook, Yahoo, GoDaddy, Aol. 

Newoldstamp

Этот сервис также имеет платную и бесплатную версии. Платформа рассчитана на корпоративное использование, так как она предполагает создание одного основного шаблона, который можно дублировать для работников разных отделов. Доступна также генерация автоматических подписей из загруженного файла с контактами всех сотрудников. 

В бесплатной демо-версии доступны все необходимые настройки: 

• добавление произвольных полей;
• изменение расположения блоков;
• выбор шрифта и его размера;
• вставка и редактирование фото.

Существенный минус бесплатного доступа — нельзя выгрузить подпись в почтовый сервис, нужно все переносить вручную. 

MySignature

Простой сервис, у которого есть бесплатная и платная версии. На бесплатном тарифе можно редактировать контактные данные и добавлять изображение. Платный же тариф расширяет возможности и позволяет добавлять баннеры с указанием ссылок, изменять дизайн подписи, разбавлять её дополнительными полями.

После создания необходимо нажать кнопку “Finish” и перейти к экспорту. Перенести подпись можно с помощью кнопки “Copy to clipboard”, вставив её в нужный почтовый сервис. 

Коротко о главном

Подпись для e-mail помогает поделиться контактными данными с получателем письма и является отличным инструментом для персонализации и продвижения бренда. С помощью грамотно составленной подписи можно сообщить читателю информацию о доступных каналах связи, перенаправить его в социальные сети, призвать к какому-либо целевому действию или просто визуально напомнить о бренде. Подобное использование подписи можно считать еще одним рекламным инструментом, с помощью которого можно привлечь новых клиентов в социальные сети, на сайт или маркетинговые мероприятия. 

В сфере продаж индивидуальная подпись способствует формированию у покупателя впечатления о том, что с ним общается его персональный менеджер, который знает все потребности и интересы. Это увеличивает доверие к консультанту и к компании в целом.

Залог эффективной подписи в e-mail-маркетинге состоит в соблюдении нескольких правил. Главные из них — писать только актуальные контакты, небольшое количество информации, использовать цепляющее изображение и иконки социальных сетей вместо прямых ссылок. 

Создать подпись несложно: это можно сделать как в самом почтовом сервисе, так и на сторонних ресурсах. Во втором случае будет больше возможностей для редактирования и визуального оформления блока. Поэтому всё зависит целей подписи: если нужно разместить в нижней части письма ссылки на социальные сети, сайт, использовать изображения и разбивать тексты на разные стилистические блоки — лучше использовать специальные платформы с расширенными функциями. 

Подпись в конце письма является небольшой деталью, но она играет важную роль в формировании впечатления о компании и мотивирует на продолжение коммуникации.

Изображения взяты: https://www.unisender.com/, https://lumpics.ru/, https://ru.freepik.com/.