Как офис-менеджер помогает бизнесу?

Рубрики О сотрудниках

Становление на путь офис-менеджера

Продолжаем серию публикаций статей от наших сотрудников.

Если вы хотели почитать статью офис-менеджера, то здесь вы ее не прочтете. Это будет мини-сочинение или как сейчас это называется – длинопост.

Начнем с того, как я пришла в эту компанию работать офис-менеджером.

Очередным вечером, листая вконтакте я увидела запись Николая Харина о новой вакансии. Увидела — пролистала дальше.

Через пару минут вернулась к ней и стала читать внимательно. Глаза загорелись В это время я еще очно училась, появилась неуверенная идея- возможность совмещать. Думаю: а почему нет?

Составила за полчаса резюме и еще полчаса выбирала фотографию к нему — готово! Одобрено! Завтра еду на собеседование. Мое первое собеседование.

Используйте социальные сети для поиска сотрудников

Волнительно.

17 этажей – я на месте. Собеседование принимал у меня Клабуков Алексей, были стандартные вопросы и нестандартные логические задачи. Я со всем справилась. Круто! Меня не взяли. Совмещать не получится.

При собеседованиях используйте нестандартные вопросы и логические задачи — так вы узнаете человека значительно лучше

Через месяц, закончив университет, я решила попробовать еще раз. Вакансия оставалась открытой и после повторного собеседования, я успешно устроилась на работу.

Приступаю к работе.

10:00 С-Самостоятельность.

Приступив к работе, начинаю изучать задачи.

В мои обязанности входит:

  • ведение документации
  • подготовка подарков ко Дню Рождению коллег
  • порядок в офисе ( в т.ч. поддержание чистого вида кофе-машины)
  • отправка корреспонденции

Самое сложное для меня — День Рождения коллег.

Самое легкое – кофе машина. Кофе из нее я до сих пор не пила.

Самое нудно для меня — отправка корреспонденции, ведь далеко не все наши контрагенты перешли на электронный документооборот.

Системы электронного документооборота существенно упрощают жизнь

К достижению этой задачи мне встречаются различные препятствия. Например:

  • Выждать очередь
  • Взвесить всю корреспонденцию
  • Донести тяжелую корреспонденцию до места отправки.
  • Расклеить все марки.

В преодолении препятствий мне помогает:

  • Электронная очередь
  • Весы
  • 1 свободный программист
  • доброжелательное отношение и харизма

Кроме выполнения бизнес задач, я слежу за порядком в офисе и упрощаю жизнь коллегам:

  • Лиза, у нас кончается кофе
  • Лиза, у нас кончаются стикеры
  • Лиза, подготовь договор, пожалуйста.

Помогая сотрудникам, я ускоряю многие процессы в компании. А работа офис менеджером — это отличный старт карьеры, с перспективами развития.

На самом деле, внутри каждого из нас живет маленький офис-менеджер. Кто-то его подавляет в себе, кто-то развивает. Я рада, что могу развивать свои навыки в такой дружной и перспективной компании.

Елизавета Петрова
Офис-менеджер