Кейс агентства «Подъёжики»: как обзвонить 8 000 клиентов за 1,5 часа и сэкономить больше 40% бюджета мероприятия

О клиенте

«Подъёжики» - агентство стратегических событий. С 2002 года занимаются организацией корпоративных и маркетинговых мероприятий. Отвечают за весь цикл: от разработки сценария до предоставления postproduction-материалов. Входят в ТОП-50 лучших event-агентств мира.

12

Кол-во прозваниваемых
клиентов в день

1

заинтересованных
предложением

Ситуация

«Подъёжики» - агентство стратегических событий. С 2002 года занимаются организацией корпоративных и маркетинговых мероприятий. Отвечают за весь цикл: от разработки сценария до предоставления postproduction-материалов. Входят в ТОП-50 лучших event-агентств мира.

Чтобы избежать этого, важно заранее выяснить, сколько людей точно будет присутствовать на мероприятии. Но когда количество участников равняется нескольким тысячам человек, даже большой команде организаторов будет очень сложно узнать о планах каждого.

Проблема

Звонки не только напомнят о мероприятии, но и помогут узнать, собирается ли человек на нем присутствовать. Однако передавать эту задачу колл-центру оказалось невыгодно – это было дороже, чем выкинуть лишние материалы.

8 000

Объем базы

> 20 000 ₽

Стоимость услуг колл-центра

Кроме того, чтобы обзвонить такое количество номеров, стандартному колл-центру понадобилось бы около трех рабочих дней.

Поэтому агентство «Подъёжики» связалось с командой сервиса Zvonobot, которая обещала справиться с задачей всего за несколько часов.

Задача

Напомнить зарегистрировавшимся на сайте участникам о грядущем мероприятии и собрать информацию о том, кто придет на форум.

Решение

Загрузили в личный кабинет базу номеров всех, кто зарегистрировался на сайте форума. Записали аудиоролик, в котором спрашивали, собирается ли человек прийти на форум, и напоминали о дате события. Для ответа собеседнику было достаточно нажать одну из клавиш (IVR):

«1», если участник придет на форум,

«2», если планы участника изменились.

Рассылку запустили с максимально возможной скоростью обзвона.

Результат

Робот справился с задачей за 1,5 часа – в 15-16 раз быстрее, чем колл-центр. Zvonobot также оказался в 2,5 раза дешевле.

Организаторы смогли узнать точное количество участников – те, кто нажали «1» действительно посетили форум. Агентство «Подъёжики» смогли верно рассчитать и сэкономить бюджет мероприятия, так как заранее было известно, что около 48% зарегистрировавшихся не собирается приходить. А благодаря своевременному напоминанию, получилось увеличить процент доходимости.

7 057 ₽

Стоимость рассылки

8 000

База номеров

4 211

Нажатий на цифру «1»

1,6 ₽

Цена лида

52%

Конверсия в нажатие

Отзыв клиента

“У нас крупное агентство, входит в рейтинг «ТОП-50 лучших event агентств мира» по версии журнала «Special Events (USA)». Мы проводим множество мероприятий разного формата. Всегда возникает одна проблема - количество регистраций значительно превышает количество реальных посетителей. Это происходит по разным причинам: человек может поменять свои планы или просто забыть про событие. Чтобы увеличить процент доходимости, мы решили запустить голосовую рассылку по номерам зарегистрировавшихся на сайте. Результаты были бомбические. Спасибо Звонобот за качественную работу!”